Automatisering of AI: wanneer gebruik je wat?
Jurjen Rijsdijk
Flowbros · automatisering voor het MKB
Wij (Jurjen en Albert-Jan, zwagers) krijgen deze vraag bijna elk gesprek. "Moeten we hier AI op zetten?" Soms wel. Vaak is een gewone automatisering beter, goedkoper en betrouwbaarder. Het verschil zit in de input: is die elke keer hetzelfde, of elke keer anders?
Het verschil in één zin
Automatisering volgt regels die jij vooraf vastlegt. AI leest, interpreteert en maakt een inschatting. Een automatisering doet duizend keer exact hetzelfde. AI doet duizend keer ongeveer het goede, en heeft daarom een controle nodig.
Wanneer een gewone automatisering
Als je de stappen kunt uitschrijven, kan een flow ze uitvoeren. Voorbeelden uit ons werk:
- Elke maandag de weekstaat alvast invullen met de reserveringen van die week (klant, datum, referentie), zodat iemand alleen nog hoeft te controleren.
- Een pakbon omzetten naar een factuur en die naar het inleesadres van de boekhouding mailen.
- Verkoopregels en inkoopfacturen per order naast elkaar leggen en een melding sturen als de marge onder een grens zakt.
- Een export uit je branchesoftware elke nacht omzetten naar een Power BI-rapport.
Hier hoort geen AI bij. De regels staan vast, dus de uitkomst ook.
Wanneer AI wel iets toevoegt
AI is nuttig als de input steeds anders is en een mens het nu "even leest". Voorbeelden:
- Prijslijsten van leveranciers die als PDF binnenkomen, allemaal in een ander formaat.
- Inkoopfacturen die per regel slecht gespecificeerd zijn, waardoor een artikel op de verkeerde grootboekrekening belandt (chocomel geboekt als koffie, om een voorbeeld uit een gesprek te noemen).
- Kassadata schonen: regels herkennen die geen omzet zijn (borg, cadeaubonnen, zaalhuur) voordat je er conclusies aan verbindt.
- Je eigen software in gewone taal bevragen, zoals we deden voor Smart Event Manager.
In al deze gevallen bouwen we AI in als één stap in een gewone flow, met een controlelijst voor alles waar de AI niet zeker van is.
Zo kiezen wij
Twee vragen bepalen bijna altijd de keuze.
Wat het betekent voor je data
Dit is de vraag die ondernemers het meest stellen, en terecht. Salarisgegevens, bankmutaties en klantgegevens wil je niet zomaar naar een AI-dienst sturen. Hoe wij daarmee omgaan:
Eerst kijken of AI nodig is
Een automatisering die op je eigen server draait, stuurt niets naar buiten.
Anonimiseren
Namen, rekeningnummers en bedragen die het model niet nodig heeft, halen we eruit of vervangen we door een code. Voor het herkennen van een artikelcategorie hoeft het model niet te weten van wie de factuur is.
Zakelijke AI-diensten
Diensten waarbij je data niet wordt gebruikt om het model te trainen, met een verwerkersovereenkomst.
Afspraken vastleggen
Wat wel en niet naar buiten mag leggen we vast, zodat het geen keuze per keer is.
Uit de praktijk
Bij een horecagroep met meerdere locaties kost de financiële administratie elke maand tien tot twintig uur handwerk: kassabladen overtikken in Excel, bonnen naast eventsheets leggen, dubbel controleren. Het grootste deel daarvan is regelwerk: de weekstaat kan vooraf worden ingevuld vanuit het reserveringssysteem. Het stuk waar AI helpt is klein en specifiek: leveranciersfacturen die per regel niet duidelijk zijn, koppelen aan de juiste categorie. De vraag over salaris- en bankgegevens werd meteen gesteld. Het antwoord was: die gegevens komen niet bij een AI-model, ook niet in een anonieme variant, omdat ze daar niets te zoeken hebben.
Bij een houtverwerker rekent een flow offerteprijzen uit op basis van vaste regels. Daar komt geen AI aan te pas, wel een vier-ogen-controle bij afwijkende toeslagen.
Checklist: automatisering of AI?
| Kenmerk | Automatisering | AI |
|---|---|---|
| Input | elke keer hetzelfde formaat | wisselend: PDF, mail, vrije tekst |
| Uitkomst | altijd exact hetzelfde | meestal goed, soms twijfel |
| Controle | bij het bouwen | bij elke run, via een controlelijst |
| Kosten | eenmalig bouwen | bouwen plus gebruik per run |
| Data | blijft bij jou | gaat geanonimiseerd naar een model |
| Voorbeeld | weekstaat voorinvullen | prijslijst uit een PDF lezen |
Waar het misgaat
AI inzetten voor iets wat ook met een regel kan. Dan betaal je per run voor iets dat een simpele regel had kunnen zijn, en krijg je af en toe een verrassing. Andersom komt ook voor: proberen een PDF-catalogus met vaste regels te lezen. Dat werkt precies tot de leverancier zijn opmaak verandert.
Hoe wij het aanpakken
We beginnen bij het handwerk zelf: wat doet iemand nu, hoe vaak, en wat gaat er mis. Daarna bepalen we per stap of het regelwerk is of leeswerk. Regelwerk automatiseren we. Leeswerk krijgt AI met een controlelijst. De flow draait eerst een paar weken mee naast de huidige manier van werken.
Meer weten
De keuze tussen automatisering en AI staat zelden op zichzelf. Meestal begint het bij een pakket dat dicht zit of cijfers die je niet bij elkaar krijgt. Lees ook API of geen API.
Verder lezen
Twijfel je of iets regelwerk of leeswerk is?
In 20 minuten kijken we mee op je eigen proces. Vraag naar Jurjen Rijsdijk, jurjen@flowbros.nl.