Offertes automatisch berekenen bij maatwerk
Jurjen Rijsdijk
Flowbros · automatisering voor het MKB
Wij (Jurjen en Albert-Jan, zwagers) zitten de laatste tijd regelmatig bij bedrijven die maatwerk leveren. Elk product is net anders, dus elke offerte is rekenwerk. En dat rekenwerk zit vaak in de hoofden van een paar mensen die er al jaren werken.
Waarom maatwerkoffertes zoveel tijd kosten
Bij maatwerk hangt de prijs van van alles af. De maat die de klant vraagt, het materiaal, de bewerking, een toeslag voor extra kwaliteit. Daar komen vuistregels bij die nergens op papier staan. Hoe rond je een tussenmaat af? Wanneer reken je een toeslag wel en wanneer niet? Twee collega's kunnen op dezelfde aanvraag een andere prijs uitkomen. Dat kost tijd, en een offerte die te laag uitvalt kost marge.
Waar die regels vandaan komen
In bijna elk maatwerkbedrijf zien we dezelfde soorten regels terug: een basisprijs per eenheid (per stuk, per meter, per kuub), een prijs die afhangt van de maat en van hoeveel materiaal er overblijft, toeslagen voor extra kwaliteit of bewerking, afrondingsregels voor tussenmaten, staffels en klantkortingen, en een minimumbedrag. Bij een houtverwerker waar we nu mee bezig zijn hangt de basisprijs af van uit welke ruwe maat het product gemaakt wordt en wat er dan aan rest overblijft. Bij een ander bedrijf zit het vooral in kortingsafspraken per klantgroep. Die regels zijn allemaal te vangen, zolang je ze eerst boven tafel krijgt.
Een rekenvoorbeeld
Verzonnen cijfers, alleen om het idee te laten zien.
Een klant vraagt een paneel van 1,83 bij 0,42 meter in een zwaardere kwaliteit. De tool rondt de maat af naar de eerstvolgende zaagmaat (1,85 bij 0,45), rekent de basisprijs per vierkante meter, telt de toeslag voor de zwaardere kwaliteit erbij en past de klantkorting toe. Duurt een seconde. Zit de dikte boven de grens die jullie hebben afgesproken, dan zet de tool 'm klaar voor controle in plaats van 'm te versturen.
Wat wij bouwen
Een calculatietool waar die regels in staan. Je vult in wat de klant vraagt, de tool rekent de prijs uit volgens de afspraken die jullie samen hebben vastgelegd. Vaste prijsregels waar het kan, percentages voor toeslagen, afrondingsregels voor tussenmaten.
Het grootste deel van de offertes kan zo automatisch. En voor de gevallen waar je wél even bij na wil denken, bouwen we een controle in: de tool herkent een uitzondering (een afwijkende maat, een risicovolle specificatie) en zet 'm klaar voor een tweede paar ogen in plaats van 'm zomaar te versturen.
Uitzonderingen en een tweede paar ogen
Het grootste deel van de aanvragen past binnen de regels. Voor de rest spreken we grenzen af: boven een bepaalde maat, buiten de standaardmaten, een toeslag boven een percentage, of een klant met bijzondere afspraken. Komt een aanvraag daarbuiten, dan krijgt de offerte de status "controleren" en kijkt een collega mee voordat hij weggaat. Elke uitzondering wordt gelogd, zodat je na een paar maanden ziet welke regels je nog kunt aanscherpen.
Dit deden we al eerder
Bij bedrijven waarvan de branchesoftware stopte, haalden we de rekenregels uit het oude pakket en legden die vast op een plek die van hen is. Voordat er iets live ging, rekenden we tientallen bestaande offertes door in oud én nieuw en vergeleken de uitkomst, tot er nul verschil zat. Precies zo doen we het hier. Lees ook branchesoftware uitgefaseerd: wat nu.
Wat je nodig hebt om te starten
- Tien tot twintig recente offertes, liefst met de berekening erachter.
- Je prijslijsten en inkoopprijzen. Rekent je offerte met leverancierslijsten, kijk dan bij leveranciersprijslijsten importeren.
- Twee uur met de collega's die nu het rekenwerk doen.
- Een lijstje met de gevallen die altijd gedoe zijn. Daar zitten de uitzonderingen.
Hoe we dat aanpakken
We beginnen naast je aan tafel. Hoe reken je nu, waar zitten de vuistregels, welke gevallen zijn lastig. Die regels leggen we vast en bouwen we in een eerste versie. Die laat je een tijdje meelopen naast je huidige manier van offreren, zodat je kunt vergelijken of de tool op hetzelfde uitkomt. Klopt het, dan ga je over.
Meer weten
Een offerte die te scherp is ingestoken zie je vaak pas terug in je marge. Daarover schreven we wat is een margelek. En rekent je offerte met inkoopprijzen uit leverancierslijsten? Kijk dan ook bij leveranciersprijslijsten automatisch importeren.
Verder lezen
Benieuwd wat er bij jou uit komt?
In 20 minuten laten we het draaien op je eigen cijfers. Vraag naar Jurjen Rijsdijk, jurjen@flowbros.nl.
Jurjen Rijsdijk
Flowbros — ondernemer & procesdenker
Albert-Jan bouwt de techniek, ik kijk mee waar je tijd weglekt. Even sparren kan altijd.
jurjen@flowbros.nl