Syntess koppelen aan Exact Online
Jurjen Rijsdijk
Flowbros · automatisering voor het MKB
Je draait je projecten, uren en materiaal in Syntess en je boekhouding in Exact Online. Twee pakketten die allebei prima werken, maar niet met elkaar praten. Het gevolg: iemand typt elke week hetzelfde over, of trekt maandelijks exports. En je marge per project zie je pas als het geld al uitgegeven is.
Bij Flowbros bouwen mijn zwager Albert-Jan en ik deze koppeling. Uren, materiaal en inkoop uit Syntess netjes naast je omzet en kosten in Exact, zodat je per project ziet wat er echt overblijft. En dat terwijl het project nog loopt.
Waar het bij Syntess-gebruikers vaak misgaat
Je urenregistratie, materiaal en facturen leven in Syntess. Je grootboek en btw in Exact. Zonder koppeling zit daar een mens tussen die het elke dag overtikt, of maandelijks exports draait. Dat kost tijd en er sluipen fouten in. En het vervelendste: je marge per project zie je pas als het geld al uitgegeven is, dus je kunt niet meer bijsturen.
Wat we uit de praktijk weten over Syntess
Syntess is deels een gesloten systeem. Niet voor elke functie zit er een open koppeling op, dat is een bewuste keuze van de makers. Wij hebben met Syntess zelf uitgezocht hoe je er dan tóch bij komt, en dat kan prima. Syntess heeft een ingebouwde module die rapporten automatisch op vaste tijden klaarzet, bijvoorbeeld elke nacht. Draai je Syntess op je eigen server, dan kunnen we de gegevens ook rechtstreeks uitlezen, alleen lezen, we raken je administratie niet aan. Kortom: of er nu een kant-en-klare koppeling bestaat of niet, je data komt eruit. Je hoeft niet te wachten op een open API.
Wat we koppelen
Concreet regelen we meestal dit:
- Verkoopfacturen uit Syntess automatisch door naar Exact Online, netjes op het juiste grootboek.
- Inkoopfacturen en kosten aan het juiste project gekoppeld, zodat je nacalculatie klopt.
- Uren en materiaal uit Syntess terug te zien in je cijfers, zonder overtypen.
- Relaties en projecten in sync, dus geen dubbele klantenkaarten.
Even rekenen
Stel je draait 40 projecten per jaar en op 3 procent van je omzet lek je marge, doordat meerwerk niet doorkomt of inkoop duurder uitviel dan gecalculeerd. Bij een omzet van een miljoen is dat 30.000 euro per jaar. Zulke lekken zijn zelden een echte fout; ze vallen alleen te laat op. Een koppeling die het zichtbaar maakt, verdient zichzelf meestal binnen een paar maanden terug.
Werk je met Syntess en Exact Online?
Spar even met me. In 20 minuten weet je of een koppeling bij jullie past.
Jurjen Rijsdijk
Flowbros — ondernemer & procesdenker
Albert-Jan bouwt de techniek, ik kijk mee waar je marge zit. Even sparren kan altijd.
jurjen@flowbros.nl