Simar koppelen aan Exact Online
Jurjen Rijsdijk
Flowbros · automatisering voor het MKB
Je draait je projecten in Simar en je boekhouding in Exact Online. Twee systemen die prima werken, maar niet met elkaar praten. Het gevolg: je weet pas achteraf of een project geld heeft opgeleverd, en dan is het te laat om er nog iets aan te doen.
Bij Flowbros leggen Albert-Jan en ik die twee naast elkaar. Uren, materiaal en inkoop uit Simar tegenover je omzet en kosten in Exact, zodat je per project ziet wat er echt onder de streep overblijft.
Wat je eraan hebt
Je ziet per project je marge, niet één keer per jaar maar continu. Margelek valt op zodra het gebeurt, niet drie maanden later. En niemand hoeft meer met de hand exports naast elkaar te leggen.
Wat we uit de praktijk zien
Simar zien we vaak bij retail- en winkelbedrijven met meerdere vestigingen. De cijfers zijn er wel, maar ze staan verspreid en niemand legt ze naast elkaar. Een CSV-export is zo gemaakt, maar zoals een klant het treffend zei: dat "heet geen automatiseren". Zodra je meerdere winkels of entiteiten hebt, wordt handmatig bijhouden onbegonnen werk. Dan wil je je facturen en je marge centraal, op één plek, zonder dat er elke maand iemand zit te knippen en plakken.
Hoe we het aanpakken
We kijken eerst wat er open staat aan de Simar- en Exact-kant. Zit er een API op, dan koppelen we direct. Zit een pakket dicht, dan halen we de data er op een andere manier uit zonder je proces te verbouwen. Vaak beginnen we klein, met een proef of proof-of-concept op een deel van je data. Zo zie je zwart-op-wit wat het oplevert en beperk je het risico, voordat je breed uitrolt. Je houdt Simar en Exact zoals je ze gewend bent, wij zorgen dat de cijfers samenkomen.
Een koppeling is meestal geen doel op zich. De echte vraag is: grip op je marge. Daar bouwen we naartoe. Zo werkt nacalculatie in de praktijk.
Het recept: van Simar naar marge per project
Concreet ziet zo'n koppeling er bij ons zo uit. Vijf stappen die we telkens hergebruiken, alleen de bron verschilt per bedrijf.
Uit Simar
Per project halen we de calculatie op: de begrote uren, het materiaal en de ingekochte posten. Dat is wat je vooraf dacht dat het project zou kosten.
Uit Exact Online
We halen de geboekte verkoop- en inkoopfacturen op, met het juiste grootboek en project. Dat is wat het echt heeft gekost en opgeleverd.
Naast elkaar
We matchen Simar en Exact op project en artikel. Zo zie je per regel waar calculatie en werkelijkheid uit elkaar lopen.
Marge per project
Het verschil tussen calculatie en werkelijke kosten is je echte marge. Die staat er per project, niet als één hoop aan het eind van de maand.
Overzicht dat meegroeit
Dezelfde regels rollen we op naar vestiging, leverancier en productgroep. Het overzicht ververst zodra er een factuur binnenkomt.
Even rekenen
Stel je hebt tien vestigingen en op elke vestiging lekt een paar honderd euro marge per maand weg, doordat inkoop niet klopt of kortingen niet worden doorbelast. Dat lijkt klein, maar over al je winkels en over een heel jaar loopt dat in de tienduizenden. Eén plek waar je het ziet, verdient zichzelf snel terug.
Werk je met Simar en Exact Online?
Spar even met me. In 20 minuten weet je of een koppeling bij jullie past.
Jurjen Rijsdijk
Flowbros — ondernemer & procesdenker
Albert-Jan bouwt de techniek, ik kijk mee waar je marge zit. Even sparren kan altijd.
jurjen@flowbros.nl