Hoe ontdek je een margelek en hoe maak je het zichtbaar?
Jurjen Rijsdijk
Flowbros · automatisering voor het MKB
Margelek is het gat tussen de marge die je bij de offerte had gerekend en wat er na alle inkoopfacturen echt overblijft. Bij één order valt dat nauwelijks op. Over honderden orders per jaar telt het op tot een bedrag waar je van schrikt.
Wij zijn Jurjen en Albert-Jan, zwagers en de twee achter Flowbros. We komen bij bedrijven waar de omzet prima loopt, maar waar aan het eind van het jaar minder onder de streep staat dan gedacht. Bijna altijd zit het antwoord in de details van losse orders.
Waar het lek ontstaat
Je rekent bij de offerte met een inkoopprijs, een aantal uren en een opslag. Daarna gaat de order lopen. De leverancier rekent een toeslag door. Er gaat materiaal extra doorheen. Een uurtje meer dan gepland. Vracht die je niet had ingecalculeerd. Stuk voor stuk kleine bedragen die niemand terugkoppelt naar die ene order.
Op de verkoopfactuur staat wat de klant betaalt. Op de inkoopfacturen staat wat het jou heeft gekost. Die twee komen alleen bij elkaar in de maandcijfers, en dan als één grote hoop. Welke order het verschil maakte, zie je daar niet meer terug.
Hoe wij het zichtbaar maken
We halen je verkoop- en inkoopregels op en leggen ze naast elkaar op het niveau waar het ontstaat: de order. Per order zie je wat erin ging aan inkoop en uren, en wat eruit kwam aan omzet. Het verschil is je echte marge.
Diezelfde regels rollen we op naar leverancier en productgroep. Zo zie je of het lek bij één toeleverancier zit die stelselmatig duurder uitvalt dan afgesproken, of bij een productgroep die je eigenlijk te scherp hebt geprijsd.
Het moment telt. Je krijgt dit te zien zodra de inkoopfactuur binnen is en aan de order hangt. Je hoeft niet te wachten tot de boekhouder de maand heeft afgesloten. Zit een order structureel onder je marge, dan weet je dat terwijl je nog kunt bijsturen op de volgende offerte.
Wat je eraan hebt
Je gaat scherper offreren, omdat je per productgroep weet wat er echt in blijft hangen. Je hebt een cijfer bij het gesprek met een leverancier die te duur uitvalt. En je stopt met marge weggeven op werk waarvan je dacht dat het rendabel was.
Zo deden we dit voor i-Kook
i-Kook Keukens heeft vestigingen in Leiderdorp en Utrecht en werkt met Simar. De verkoopcalculatie stond netjes in het systeem, maar wat leveranciers uiteindelijk factureerden week daar geregeld van af. Die verschillen kwamen pas bij de maandcijfers boven, als de keuken allang geleverd was.
Wij bouwden een nacalculatie-tool bovenop hun bestaande Simar-omgeving. Die legt per order de calculatie naast de binnengekomen inkoopfacturen, artikel voor artikel. Geen migratie, geen nieuw pakket. De eerste werkende versie stond er binnen 40 uur. Nu zien beide vestigingen het verschil per order zodra de facturen binnen zijn, ruim voor de maandafsluiting.
Inmiddels bouwen we door: orders worden automatisch geclassificeerd op hun Simar-kenmerk, servicewerk komt apart in beeld en twijfelgevallen gaan naar een reviewlijst. Albert-Jan heeft die volgende stap net met ze afgetikt.
Een dashboard als dit ligt tussen de €4.000 en €10.000, inclusief doorontwikkeling. Waar je in die range zit hangt af van je pakket, het aantal orders en hoe ver je de nacalculatie wilt doortrekken.
Benieuwd wat er bij jou uit komt?
In 20 minuten laten we het draaien op je eigen cijfers. Vraag naar Jurjen Rijsdijk, jurjen@flowbros.nl.