Van pakbon met handtekening naar een automatische factuur
Jurjen Rijsdijk
Flowbros · automatisering voor het MKB
Je levert iets af, de klant tekent de pakbon, en dan begint het echte werk: iemand typt alles over in het boekhoudpakket om er een factuur van te maken. Dat kost tijd en er sluipen fouten in. Dat overtypen kan eruit.
Ik ben Jurjen. Samen met mijn zwager Albert-Jan bouw ik bij Flowbros automatiseringen voor het MKB. De stap van pakbon naar factuur is er zo een die we vaak oppakken, omdat er dagelijks tijd in gaat zitten die niks oplevert.
Waar het misgaat
Bij veel bedrijven is de pakbon papier. Na het aftekenen gaat hij mee terug naar kantoor, ligt daar op een stapel, en op een rustig moment maakt iemand er facturen van. Tussen levering en factuur zitten zo zomaar een paar dagen. En elke keer worden dezelfde gegevens opnieuw ingetypt: klant, order, aantallen, prijzen.
Hoe wij het aanpakken
We maken de pakbon digitaal. Op locatie teken je af op een tablet of telefoon. Zodra die handtekening staat, weet het systeem dat de levering rond is en zet het de factuur klaar in je boekhouding. Denk aan Exact Online, maar het werkt ook met andere pakketten.
De gegevens komen uit de order die er al is. Niemand hoeft ze nog een keer in te kloppen. Klopt er iets niet, dan zie je dat voordat de factuur de deur uitgaat.
Werkt dit met mijn pakket?
Vrijwel altijd. Heeft je boekhouding een open koppeling (API), dan sturen we de factuur daar direct in. Zit het pakket dichter, dan werken we met een PDF-mailbox: het systeem maakt de factuur als PDF en mailt hem naar het inleesadres van je boekhouding. Zo hoef je niet te wachten op je softwareleverancier.
Wat het oplevert
Je factureert op de dag van levering in plaats van een week later. Dat scheelt in je cashflow. Het overtypen is weg, dus ook de typefouten. En je hebt van elke levering een afgetekende pakbon digitaal terug te vinden.
Benieuwd wat er bij jou uit komt?
In 20 minuten laten we het draaien op je eigen cijfers. Vraag naar Jurjen Rijsdijk, jurjen@flowbros.nl.