Twinfield koppelen aan maatwerk
Jurjen Rijsdijk
Flowbros · automatisering voor het MKB
Je boekhouding draait in Twinfield en je wilt er iets naast. Een dashboard met je marge per project, een maandoverzicht dat vanzelf in je mail staat, of een app waarin je mensen uren schrijven die daarna in de administratie landen. Die cijfers zitten in Twinfield. Om ze eruit te krijgen heb je een koppeling nodig en toestemming van degene die de administratie beheert.
Mijn zwager Albert-Jan en ik bouwen die brug bij Flowbros. Bij Twinfield zit de eerste horde meestal bij die tweede zin.
Wie beheert de administratie eigenlijk
Twinfield is in veel gevallen aangeschaft door het accountants- of administratiekantoor. Jij werkt erin als gebruiker, de omgeving staat op hun naam. Wil je koppelen, dan moet je kantoor die toegang verlenen. Soms is dat een telefoontje van tien minuten, soms duurt het drie weken omdat er intern iemand naar moet kijken. Wij vragen daarom in het eerste gesprek wie de omgeving beheert en of je daar een contactpersoon hebt. Dan zetten we dat als eerste in gang, want bouwen kunnen we daarna alsnog niet zonder.
Hoe je erbij komt
Twinfield heeft een koppelvlak voor externe software. Je logt in met een gebruiker en die gebruiker heeft rechten per administratie. Krijgt hij leesrechten op één administratie, dan komt je dashboard ook niet verder dan die ene. Prettig als veiligheidsslot. Praktisch advies: maak hiervoor een aparte technische gebruiker aan en gebruik niet het account van je boekhouder. Gaat zij weg en wordt haar account geblokkeerd, dan staat je koppeling stil op een moment dat niemand het verwacht. Verder halen we mutaties per periode op en houden we bij tot waar we geweest zijn, zodat een nachtelijke run niet elke keer je hele historie binnentrekt.
Wat wil je bouwen
| Wat je wilt | Welke richting | Waar je op moet letten |
|---|---|---|
| Marge per project zien | uit Twinfield | kostenplaats of project niet ingevuld op de boekingsregels |
| Maandrapportage per mail | uit Twinfield | weinig, dit staat meestal binnen een week |
| Cijfers van meerdere BV's naast elkaar | uit Twinfield | elke administratie heeft een eigen rekeningschema |
| Verkoopfacturen automatisch inboeken | naar Twinfield | dagboek, grootboek en btw-code moeten vooraf vastliggen |
| Openstaande posten in een app | uit Twinfield | je wilt actuele cijfers, de koppeling haalt per uur op |
Meerdere BV's, meerdere administraties
Veel ondernemers die we spreken hebben drie of vier BV's, elk met een eigen administratie in Twinfield. Op papier is dat één bedrijf. In de cijfers zijn het losse werelden. Wil je ze optellen, dan loop je tegen de rekeningschema's aan: in de ene administratie heet iets 4300 Autokosten, in de andere 4310 Vervoer. Wij leggen daar een vertaaltabel overheen die je zelf bijhoudt, één regel per grootboekrekening. Die tabel invullen kost een middag. Daarna telt het dashboard over alle BV's heen en hoef je er niet meer naar om te kijken, behalve als er een rekening bijkomt.
Boekingen terugschrijven naar Twinfield
Dat kan. Je stuurt een complete boeking in met dagboek, periode, grootboekrekening en btw-code. Klopt er iets niet, dan wordt de regel geweigerd. Een afgesloten periode accepteert sowieso niets meer. Spreek daarom vooraf af wat er met een geweigerde boeking gebeurt. Wij zetten hem in een wachtrij met de reden erbij, zodat iemand hem corrigeert. Eén ding om te regelen voor je begint: overleg dit met je accountant. Het is de administratie waar hij straks een jaarrekening op maakt.
Ons recept
- Een uur aan tafel. Wat wil je zien, en welke beslissing ga je daarop nemen.
- Toegang aanvragen bij de partij die Twinfield beheert. Wij leveren aan wat er precies aangezet moet worden, dan is het voor hen een kwartier werk.
- Eerste cijfers ophalen en naast een overzicht leggen dat je al kent uit Twinfield. Klopt het tot op de cent, dan door. Klopt het niet, dan weten we nu waarom en niet over drie maanden.
- Bouwen. Eerste werkende versie in twee tot drie weken.
- Een paar weken meelopen naast je huidige manier van werken, tot je erop vertrouwt.
Even rekenen
Vier BV's, en elke maand haalt iemand per administratie een paar overzichten uit Twinfield en telt ze op in Excel. Een halve dag per maand, zes dagen per jaar. Daar zit nog iets onder. Zo'n overzicht komt er pas als iemand tijd heeft, dus in een drukke maand kijk je naar cijfers van twee maanden terug. Dat is precies de maand waarin je iets had willen bijsturen.
Waarom bedrijven dit doen
Minder overtypen, cijfers die kloppen zonder maandelijkse exportronde, en inzicht terwijl het jaar nog loopt. Een koppeling is daarbij zelden het doel. Meestal wil je weten waar je marge blijft. Lees ook wat is een margelek en hoe we nacalculatie aanpakken. Wil je de cijfers in Power BI in plaats van een eigen dashboard, kijk dan bij Exact Online koppelen aan Power BI; die aanpak werkt hetzelfde. Zit je software helemaal dicht? Dan is API of geen API het startpunt.
Werk je met Twinfield?
Spar even met me. In 20 minuten weet je of een koppeling bij jullie past.