Wat is nacalculatie (en waarom loopt je marge vaak weg)?
Jurjen Rijsdijk
Flowbros · automatisering voor het MKB
Ik ben Jurjen. Samen met mijn zwager Albert-Jan bouw ik bij Flowbros automatiseringen voor het MKB, en nacalculatie is zowat het eerste waar we naar kijken als we bij een bedrijf binnenkomen. Je rekent vooraf uit wat een order moet opleveren. Wat je er echt aan overhoudt, zie je meestal pas veel later. Nacalculatie legt die twee naast elkaar: je calculatie vooraf tegen de werkelijke kosten achteraf. Hieronder leg ik uit wat het is, waarom marge zo vaak stilletjes weglekt, en hoe we het aanpakken zodat het snel staat en op bijna elk systeem werkt.
Wat is nacalculatie?
Voorcalculatie is je inschatting vooraf: dit gaat de klus kosten, dit wordt de marge. Nacalculatie is de check achteraf: wat is er echt ingekocht en gewerkt, en klopt dat met wat je had gerekend? Het verschil tussen die twee is je echte marge. Klinkt simpel, maar bij de meeste bedrijven gebeurt die check niet, of veel te laat.
Waarom loopt marge vaak weg?
De calculatie staat netjes in je systeem. Maar leveranciers factureren anders dan geoffreerd, er komt meerwerk bij, of een prijs is tussentijds gestegen. Dat verschil komt er niet vanzelf uit. Meestal blijkt het pas bij de maandcijfers, als het geld al uitgegeven is. Of iemand legt handmatig facturen naast orders in Excel, order voor order. Dat kost tijd en blijft altijd een steekproef. Zo lekt er marge weg zonder dat iemand precies weet waar.
Zo pakken wij nacalculatie aan
Wij bouwen geen nieuw systeem. Dat is bewust: je hebt al genoeg pakketten. We zetten de nacalculatie bovenop wat je al hebt, in drie stappen die we telkens hergebruiken.
Uitlezen
De tool haalt automatisch je verkoopregels en binnengekomen inkoopfacturen op. Geen overtypen.
Naast elkaar leggen
Per order en per artikel zetten we de calculatie tegen de werkelijke inkoop. Zo zie je precies op welke regel het verschil ontstaat.
Zien waar het weglekt
In een dashboard zie je welke orders, leveranciers of productgroepen structureel afwijken. Dat zie je zodra de factuur binnen is, ruim voor de maandcijfers.
Waarom dit de makkelijkste manier is om het in te richten
Omdat we aansluiten op je bestaande inrichting, hoef je niks om te gooien. We beginnen klein en leveren snel iets werkends op, en breiden dat daarna uit. Bij i-Kook Keukens stond de eerste werkende versie er binnen 40 uur. Je hoeft dus niet te wachten op een groot project of op je softwareleverancier.
Waarom het schaalbaar is en op verschillende systemen werkt
De drie stappen blijven hetzelfde, alleen de bron verschilt. Daarom werkt onze aanpak met bijna elk systeem dat je in het MKB tegenkomt. We bouwden nacalculatie al op branchesoftware als Simar (keukens) en Syntess (installatie), en koppelen richting boekhoudpakketten als Exact Online en AFAS.
Maar daar houdt het niet op. De meeste systemen laten hun data prima los, op één van twee manieren:
- Heeft je pakket een open koppeling (API)? Dan sluiten we daar direct op aan. Denk aan Exact Online, AFAS, Twinfield, Gripp, Moneybird of SnelStart. De data stroomt dan automatisch binnen.
- Zit je pakket dichter? Dan werken we met exports of bestanden die je er toch al uit haalt. Ook branchesoftware die "van zichzelf niks kan" krijgen we zo aan de praat.
Zo maakt het eigenlijk niet uit waar je nu mee werkt. Draai je op een ERP voor de maakindustrie, een boekhoudpakket voor de handel of losse software voor je projecten: we sluiten aan op wat er is, in plaats van je te dwingen over te stappen. En dezelfde opzet groeit met je mee, van een check op één order naar een dashboard over al je leveranciers en productgroepen.
Benieuwd wat er bij jou uit komt?
In 20 minuten laten we het draaien op je eigen cijfers. Vraag naar Jurjen Rijsdijk, jurjen@flowbros.nl.