Houten Toekomst: van Cubus naar één systeem, in tien weken
Sandra en Louis Hengeveld runnen Houten Toekomst, een houthandel met eigen zagerij in Stroe. Hun prijsberekening zat in een pakket dat op 1 oktober zou stoppen.
orderregels nagerekend, op de cent
weken van eerste gesprek tot livegang
uur maatwerk
In het kort
Cubus voor de prijsberekening, Excel voor planning en voorraad, Exact voor de boekhouding. Dezelfde gegevens gingen drie keer over de toetsen en de Cubus-licentie liep af. We bouwden een compact systeem rond hoe een zagerij echt werkt; Exact blijft gewoon staan.
- Klant
- Houten Toekomst, Stroe
- Sector
- Zagerij en houthandel
- Software
- Cubus (uitgefaseerd), Exact, maatwerk
- Doorlooptijd
- 10 weken van eerste gesprek tot livegang
- Wat we bouwden
- Calculatie, offertes, orders, planning en facturatie
Hoe het begon
Hun accountant bij telt belde ons in juli. Sandra en Louis stonden op het punt een nieuw ERP-pakket te kiezen en vroegen zich af of dat wel de beste route was. Hun administratie liep via Cubus voor de prijsberekening, Excel voor planning en voorraad, en Exact voor de boekhouding. Dezelfde gegevens gingen drie keer over de toetsen. Offertes gingen als schermprint de deur uit. En op 1 oktober zou de Cubus-licentie vervallen.
Op 21 juli zaten we bij ze aan tafel. Twee weken later presenteerden we onze visie: een compact systeem, gebouwd rond hoe een zagerij echt werkt. Exact blijft gewoon staan, dat doet z'n werk prima.
Waarom een standaardpakket hier niet past
Bij een zagerij bestaat het artikel nog niet op het moment van inkoop. Je koopt een stam en pas na het zagen weet je wat eruit kwam: balken, planken, latten, restant. Drogen laat het hout vijf tot tien procent krimpen. En "drie kuub eiken op voorraad" zegt niks over welke stam het is. Daar loopt elk voorraadsysteem met artikelnummers op vast.
Wat we bouwden
We begonnen bij het lastigste stuk: de prijsberekening. Elke offerteregel bestaat uit een kubusprijs per staffel, plus opslagen voor schaven, drogen, kopmaat, sterkteklasse, spintvrij, hartvrij en FSC. Een deel daarvan zat in Cubus, een deel in het hoofd van Louis. Albert-Jan zat een ochtend bij ze op kantoor om de formules uit Cubus te halen, en de weken erna hebben we met Sandra en Louis per mail en telefoon elke opslag uitgezocht.
Daarna liet Albert-Jan de nieuwe rekenmotor los op alle 24.508 orderregels uit hun geschiedenis. Die komt nu op de cent uit. Op de paar uitzonderingen die er altijd zijn, zoals kwartiers gezaagd hout, zet het systeem een alert op de offerte zodat Sandra of Louis er even naar kijkt.
Waar het naartoe gaat
Op 1 oktober gaat de calculatie live en kan Cubus uit. Vanaf dat moment maakt Sandra offertes in het nieuwe systeem, in hun eigen huisstijl, en rolt er meteen een zaag- en schaaflijst uit voor de vloer.
In oktober bouwen we door. Een akkoord-offerte wordt met één knop een order. De chauffeur laat de klant tekenen op zijn telefoon, de order springt op geleverd en kantoor ziet dat er gefactureerd kan worden. De factuur gaat met één klik naar de klant en naar Exact. Het systeem rekent zelf uit welke leverdatum haalbaar is op basis van de bewerkingen en de capaciteit per dag, en waarschuwt als een toegezegde datum niet gaat lukken. De vloer krijgt elke ochtend om zeven uur zijn werklijst in de mail, zonder prijzen.
Eind oktober staat het complete pakket, van offerte tot factuur. Voorraad en onderhanden werk, waar we in augustus mee begonnen, volgen daarna als aparte fase.
Wat het kost
Het hele traject, van calculatie tot en met planning en facturatie, is een investering van 115 uur maatwerk. Sandra en Louis betalen dat gespreid: een opstartbedrag bij de start en daarna een vast maandbedrag, zodat het bouwtempo hoog blijft en de cashflow niet piept. Daarnaast houden wij het systeem draaiend voor een vast bedrag per maand.
Sandra en Louis zijn eigenaar van de code en de database. Stopt de samenwerking ooit, dan kunnen ze verder met wie ze willen.
Dit moet slimmer kunnen?
Loop je zelf rond met iets waarvan je denkt "dit moet slimmer kunnen"? Bel gewoon even.
