Leveranciersprijslijsten automatisch in je systeem
Jurjen Rijsdijk
Flowbros · automatisering voor het MKB
28 augustus 2026
Elke leverancier stuurt zijn prijslijst anders op. De één mailt een Excel, de ander een PDF, en er zijn merken die nog met een papieren map werken. Al die lijsten moeten in je kassa- of ERP-systeem komen. In veel winkels typt iemand dat over, regel voor regel. Wij bouwen flows die dat werk overnemen. Ik schrijf dit samen met Albert-Jan, mijn zwager en compagnon bij Flowbros. De afgelopen weken kwamen we dit bij meerdere bedrijven tegen, van beddenzaak tot houtverwerker.
Waarom overtypen vaker misgaat dan je denkt
Overtypen lijkt onschuldig werk, tot je ziet waar het schuurt. Een matras van 90 bij 200 bij een boxspring van 90 bij 210: twee cijfers verschil, en de bestelling klopt niet. Of een prijsverhoging die pas maanden later in het systeem staat, zodat je verkoopt met een inkoopprijs die allang achterhaald is. En het werk blijft liggen tot iemand er een avond voor gaat zitten. Meestal is dat degene die ook al de administratie doet.
Verouderde inkoopprijzen zijn ook precies hoe een margelek ontstaat. Daarover schreven we eerder in wat is een margelek.
Hoe wij het aanpakken
Concreet ziet zo'n flow er bij ons zo uit. Vijf stappen die we telkens hergebruiken, alleen de bron verschilt per leverancier.
Inventariseren
We kijken per leverancier hoe de data nu binnenkomt: Excel, CSV, PDF of een inlogportaal.
Navragen
Verrassend vaak heeft een leverancier wel een digitale export of zelfs een API, alleen heeft er nooit iemand om gevraagd. Wij bellen dat na.
PDF's uitlezen
Lijsten die alleen als PDF bestaan lezen we uit met AI. Regels waar de uitlezing niet zeker over is, komen in een controlelijst in plaats van rechtstreeks in je systeem.
Normaliseren
We zetten alles om naar één vast format dat jouw pakket kan inlezen.
Automatisch importeren
De import draait daarna vanzelf, bijvoorbeeld 's nachts. Gaat er iets mis, dan krijg je een melding in plaats van een stille fout.
Ook als je pakket geen API heeft
Veel branchesoftware zit dicht: er is geen API, of de leverancier stelt 'm niet open. Vrijwel elk pakket kan wel bestanden inlezen, bijvoorbeeld een CSV die in een vaste map op de server wordt klaargezet. Daar bouwen we dan op, en waar nodig richten we dat samen met je softwareleverancier in. Loopt je pakket helemaal op zijn eind, lees dan ook branchesoftware uitgefaseerd: wat nu.
Benieuwd wat er bij jou uit komt?
In 20 minuten laten we het draaien op je eigen cijfers. Vraag naar Jurjen Rijsdijk, jurjen@flowbros.nl.
Jurjen Rijsdijk
Flowbros — ondernemer & procesdenker
Albert-Jan bouwt de techniek, ik kijk mee waar je tijd weglekt. Even sparren kan altijd.
jurjen@flowbros.nl