Horeca en eventsSmart Event Managern8nSEM MCP

Brasserie Groep: automatisering rond Smart Event Manager

Zes horecalocaties in de regio Leiden, één reserveringssysteem en veel handwerk eromheen. We haalden het overtypen eruit, automatiseerden de factuurcontrole en er ontstond een eigen product uit.

Overdekt terras aan het water met tafels, hangstoelen en een glazen gevel
6

locaties, van brasserie tot eventlocatie

300+

medewerkers, waarvan een groot deel ingehuurd

1

eigen product dat eruit ontstond: SEM MCP

In het kort

Brasserie Groep werkt met Smart Event Manager voor reserveringen en events. Rond aanbetalingen, gastgegevens en de maandelijkse factuurcontrole zat steeds hetzelfde overtypen. We bouwden flows die dat werk overnemen.

Klant
Brasserie Groep, regio Leiden
Sector
Horeca en events, zes locaties
Software
Smart Event Manager, n8n
Wat we bouwden
Betaalschema's, gastgegevens-flow, factuurcontrole
Eruit ontstaan
SEM MCP, AI-koppeling voor Smart Event Manager
Het begin

Hoe het begon

Brasserie Groep wilde geen losse technische oplossing. Ruben zocht een partij die meekijkt naar hoe het werk loopt: reserveringen, aanbetalingen, de facturen van de uitzendpartner. Veel daarvan was repeterend en reactief. Lijstjes in Excel, uren controleren, gegevens overtypen tussen reservering, mail en administratie.

In het voorjaar van 2026 zaten we aan tafel en tekenden we samen uit waar het handwerk zat. Daarna bepaalden we per onderdeel of een goede afspraak genoeg was, of dat automatisering de slimste stap was.

De aanpak

Wat we bouwden

Automatische betaalschema's

Bij reserveringen boven een drempelbedrag zet een flow zelf het aanbetalingsschema klaar in Smart Event Manager. Niemand bewaakt aanbetalingen meer met de hand.

Gastgegevens die zichzelf ophalen

Bij een definitieve reservering vraagt een flow de adres- en factuurgegevens bij de gast op. Op het moment dat de factuur eruit moet, is de administratie compleet.

Factuurcontrole op ingehuurd personeel

Elke maand komen er facturen binnen van de uitzendpartner, voor honderden medewerkers verspreid over zes locaties. Of die factuurregels klopten met de eigen planning en urenregistratie was handwerk: nalopen, vergelijken, uitzoeken. Nu worden uren en tarieven automatisch vergeleken zodra een factuur binnenkomt. Afwijkingen staan in een rapport en alleen als iets uitzoekwerk vraagt, volgt een melding. Wat dagdelen kostte, is nu een kwestie van minuten.

Het resultaat

Wat het oplevert

Minder overtypen tussen reservering, mail en administratie. Aanbetalingen die vanzelf goed staan. En een factuurcontrole die op feiten stuurt in plaats van op steekproeven.

Een eigen product

En wat eruit ontstond

Terwijl we aan deze koppelingen werkten, bouwden we iets dat groter bleek dan deze ene klant. Je kunt Smart Event Manager nu in chatvorm bevragen via AI. Welke zalen zijn vrij, welke reserveringen zijn gewijzigd, welke facturen staan open. Dat werd een eigen product: SEM MCP. Elke SEM-gebruiker kan het gebruiken.
Voorbeeld, ter illustratie
Welke zalen zijn vrij op 12 juli?
Op 12 juli zijn de Serre en de Tuinzaal nog vrij tussen 09.00 en 17.00. Wil je er een optie op zetten?

Ook werken met Smart Event Manager?

Bekijk wat SEM MCP voor je kan doen, of ga direct sparren met Jurjen Rijsdijk via jurjen@flowbros.nl. In 20 minuten weet je of het bij jullie past.

Naar SEM MCP
Jurjen RijsdijkAlbert-Jan van der Meij

Jurjen en Albert-Jan

Bro-owners van Flowbros

Bel of mail Jurjen even:

M+31 6 40 88 93 71Ejurjen@flowbros.nl