Kennis vastleggen voordat je vakman met pensioen gaat

Een vakman die veertig jaar bij hetzelfde bedrijf werkt, weet dingen die nergens staan. Welke klant twintig jaar geleden een afwijkende uitvoering bestelde, waarom die ene constructie toen is aangepast, en hoe je een lastig onderdeel toch gemaakt krijgt als de standaardaanpak niet past. Zolang hij er is, merkt niemand hoeveel er op zijn geheugen draait. Dat verandert zodra zijn pensioen in zicht komt. Wij (Jurjen en Albert-Jan, zwagers) bouwen kennisbanken die deze ervaring vastleggen voordat het zover is.
40 jaar

zo lang doet de vakman uit ons voorbeeld dit werk al

20 jaar

zo oud zijn de projecten waar hij nog oplossingen uit haalt

80%

zoveel van de kennis zat bij één medewerker, vertelde een ondernemer ons over de overname van zijn bedrijf

Het probleem

Waar die kennis zit

In iemands hoofd

De oplossingen, de uitzonderingen en de reden waarom iets ooit zo is gemaakt. Dit is het grootste en meest kwetsbare deel.

In het mailarchief

Afspraken met klanten, discussies over speciale orders en wijzigingen die nooit in het systeem zijn gezet.

In het systeem

Orders, tekeningen en nacalculaties van jaren terug. Ze bestaan, maar zoeken erin kost zoveel tijd dat iedereen het toch even aan de vakman vraagt.

In gesprekken

Werkoverleggen en telefoontjes waarin problemen worden opgelost. Daar komt de context boven, en die verdampt na afloop.

In de praktijk

Een kennisbank voor een technisch installatiebedrijf

Een technisch installatiebedrijf onderhoudt installaties die soms twintig jaar geleden zijn aangelegd. Eén vakman werkt er al veertig jaar. Komt er een storing of een vraag binnen die niet in het standaardwerk past, dan weet hij hoe het tóch kan, vaak omdat hij er destijds zelf bij was. Die kennis staat nergens en zijn pensioen komt dichterbij.

Voor zo'n bedrijf bouwen we een kennisbank. De data uit het systeem en de mails van de afgelopen jaren gaan erin, doorzoekbaar gemaakt. Daarnaast nemen we werkoverleggen op waarin de vakman context geeft bij oude probleemgevallen: wat was er aan de hand, hoe is het opgelost en waarom zo. Die opnames worden uitgewerkt en gekoppeld aan de projecten waar ze over gaan. Zo groeit er een collectief geheugen waarmee de volgende generatie verder kan.

Aanpak

Zo pakken wij het aan

Vijf stappen, in dit tempo: eerst wat er al digitaal is, daarna de verhalen die alleen nog in hoofden zitten.
01
Kritieke kennis in kaart
Welke kennis moet het bedrijf echt houden?
02
Bronnen ontsluiten
Database, mailarchief en projectmappen doorzoekbaar.
03
Verhalen opnemen
Werkoverleggen met de vakman, uitgewerkt per geval.
04
Koppelen aan projecten
Elk verhaal hangt aan de juiste order of tekening.
05
Vragen in gewone taal
Antwoord met verwijzing naar de bron.

De basis is een centrale database in jullie eigen omgeving. Bestaande systemen koppelen we via een API of een import; hoe dat werkt als een pakket geen API heeft, lees je in API of geen API. Opnames van overleggen worden getranscribeerd en samengevat, waarna ze als document in de kennisbank komen met een koppeling naar het bijbehorende project.

Bovenop de database zetten we een AI-laag die vragen in gewone taal beantwoordt en daarbij de bron toont. Die AI kan lokaal draaien, op jullie eigen systemen. De data verlaat dan het pand niet en wordt nergens anders voor gebruikt. We kunnen ook een eigen model inrichten dat alleen de kennis kent die binnen het team is opgebouwd. Het houdt zich aan wat er aan kennis in zit en weet het systeem iets niet, dan zegt het dat in plaats van een antwoord te bedenken.

Checklist

Signalen dat je nu moet beginnen

Is er werk dat maar één persoon in het bedrijf kan doen?

Dan staat die kennis waarschijnlijk nergens op papier.

Loopt iedereen bij een storing of speciale order naar dezelfde collega?

Die loopjes zijn precies de vragen die straks in de kennisbank thuishoren.

Is er al een pensioen of vertrek aangekondigd?

Dan is er een datum. Begin ruim daarvoor, dan kan de vakman zelf nog context geven.

Duurt het inwerken van nieuwe mensen jaren?

Met een doorzoekbare kennisbank vinden ze zelf het antwoord op vragen die ze nu aan een collega stellen.

Lukken offertes voor afwijkend werk alleen met hulp van de oude garde?

Eerdere projecten snel terugvinden scheelt uitzoekwerk per offerte. Zie ook offertes automatisch berekenen.

Bestaan er oude projectdossiers waar niemand meer de weg in weet?

Inscannen en koppelen aan projecten maakt ze weer bruikbaar.

De bronnen

Welke kennis je waar vindt

KennisbronWat erin zitHoe je het vastlegt
Hoofd van de vakmanOplossingen, uitzonderingen, de reden achter keuzesOpgenomen werkoverleggen en sessies, uitgewerkt per onderwerp
MailarchiefAfspraken en bijzonderheden per klantDoorzoekbaar maken in de kennisbank
ERP of ordersysteemOrders, tekeningen, nacalculatiesVia een koppeling ontsluiten
Papieren mappenOude projecten en revisiesInscannen en aan het juiste project koppelen
Verder lezen

Meer over dit onderwerp

Automatisering of AI: wanneer gebruik je wat?

Gebruik regels en AI waar ze passen.

Wat is een MCP?

Je eigen software bevragen in chatvorm.

Maatwerk bouwen met AI

Van wie is de code?

API of geen API

Koppelen als je pakket dicht zit.

Branchesoftware uitgefaseerd

Je pakket stopt. Wat nu?

Info-mailbox automatisch sorteren

Mail automatisch naar de juiste plek.

Gaat er bij jullie iemand met pensioen die veel kennis meeneemt?

Bel of mail even, dan kijken we samen welke kennis je echt moet vastleggen. Vraag naar Jurjen Rijsdijk, jurjen@flowbros.nl.

Jurjen RijsdijkAlbert-Jan van der Meij

Jurjen en Albert-Jan

Bro-owners van Flowbros

Bel of mail Jurjen even:

M+31 6 40 88 93 71Ejurjen@flowbros.nl

Vragen

Veelgestelde vragen