Exact Online koppelen aan Power BI
Jurjen Rijsdijk
Flowbros · automatisering voor het MKB
Je cijfers staan in Exact Online. Maar om ze te zien, moet er elke maand iemand exports draaien en in Excel plakken. Tegen de tijd dat het rapport klaar is, kijk je naar cijfers van vorige week.
Bij Flowbros bouwen mijn zwager Albert-Jan en ik dit soort koppelingen. Ik trek je Exact-data rechtstreeks door naar Power BI, zodat je omzet, kosten en marge live voor je hebt. En omdat in Power BI alles samenkomt, hangen we er net zo makkelijk je andere systemen naast. Zo zie je hoe alles samenhangt, in één beeld.
De eerste keer dat het klikt
De meeste ondernemers kijken één keer per jaar echt naar hun cijfers: bij de jaarrekening. Dan is het te laat om nog bij te sturen. Wat ik vaak zie als het dashboard eenmaal draait: mensen ontdekken dingen die ze altijd al vermoedden maar nooit hard konden maken. Dat één klant al twee jaar onder de kostprijs zit. Dat de kleine orders je marge dragen en de grote juist tegenvallen. Dat de drukste maand niet de meest winstgevende was.
De cijfers stonden altijd al in Exact. Alleen zag je ze nooit bij elkaar. Nu staan ze elke dag naast elkaar en hoef je er niet meer een middag naar te zoeken.
Waar je marge echt weglekt
Een koppeling maken is meestal niet het lastige. Het gaat om je marge, en die lekt vaak weg zonder dat je het ziet. Meestal op plekken waar je niet vaak kijkt.
Wat ik keer op keer tegenkom: de margelek zit zelden bij je grote klant. Vaker in het meerwerk en de vervolgorders die nergens netjes geregistreerd worden. In een handjevol artikelen dat structureel onder de kostprijs gaat. Een paar procent van je omzet dat maand na maand ongemerkt wegloopt. Op jaarbasis loopt dat flink op.
En dan heb je nog systemen die elkaar tegenspreken. Het ene zegt 159, het andere 352, en niemand weet welke klopt. Zolang dat niet helder is, gebruikt niemand het dashboard, en heb je er dus alsnog niks aan. Daarom kijk ik eerst welke cijfers echt moeten kloppen en zorgen we daar als eerste voor.
Combineer Exact met je andere systemen
Exact weet wat er financieel gebeurt, maar niet waarom. Dat zit in je andere pakketten. Door die in hetzelfde dashboard te leggen, ga je van 'wat is er gebeurd' naar 'waar zit de knop'. Een paar combinaties die ik vaak maak:
HRM en salaris: Koppel je personeels- en loondata uit AFAS, Nmbrs, Loket.nl, Personio, HoorayHR of Employes aan je omzet. Zo zie je omzet per medewerker, loonkosten tegenover marge, en verzuim naast productiviteit.
CRM: Haal je pijplijn en klantdata uit HubSpot, Salesforce, Pipedrive of Teamleader erbij. Van offerte tot factuur in één beeld, en je ziet welke klanten écht renderen in plaats van alleen wie het meeste omzet.
Webshop en CMS: Combineer verkopen uit Shopify, WooCommerce of je eigen webshop met je Exact-marge, zodat je per product of kanaal ziet wat er onder de streep overblijft.
Mail en marketing: Leg campagnedata uit Mailchimp of je mailtool naast je omzet en zie welke acties echt geld opleveren.
Kortom: alles wat een API of export heeft, kan ik naast je Exact-cijfers zetten. Jij bepaalt welke vragen je beantwoord wilt zien, ik bouw het dashboard eromheen.
Hoe Albert-Jan het bouwt
Exact Online heeft een nette API, dus Albert-Jan koppelt direct. Geen exports, geen tussenstappen. We kijken eerst welke cijfers je echt wilt zien, bouwen daar een dashboard omheen (Power BI of een tool naar keuze) en zorgen dat het zichzelf ververst, meestal een paar keer per dag. Realtime hoeft trouwens niet. Meestal wil je gewoon cijfers die kloppen en rustig blijven staan.
De valkuil zit 'm bijna altijd in de details. Een vervolgorder die niet aan de originele order hangt. Kosten die op de verkeerde grootboekregel belanden. Historische data die je wél wilt meenemen, anders vergelijk je met niks. Daar gaat het bij standaard-connectors vaak mis, en daar letten wij op. Je blijft gewoon in Exact boeken, wij zorgen dat de cijfers er kloppend uitkomen.
Even rekenen
Stel je draait 40 grotere projecten per jaar en op 3 procent van je omzet lek je marge, doordat meerwerk niet doorkomt of inkoop duurder uitviel dan gecalculeerd. Bij een omzet van een miljoen is dat 30.000 euro per jaar. Zulke lekken zijn zelden een echte fout; ze vallen alleen te laat op. Eén dashboard dat het zichtbaar maakt, verdient zichzelf meestal binnen een paar maanden terug.
Werk je met Exact Online en wil je je cijfers live zien?
Spar even met me. In 20 minuten weet je of een dashboard bij jou past, en of het je meer oplevert dan het kost.
Jurjen Rijsdijk
Flowbros — ondernemer & procesdenker
Albert-Jan bouwt de techniek, ik kijk mee waar je marge zit. Even sparren kan altijd.
jurjen@flowbros.nl