Cijfers
Cijfers zoals de gemiddelde score, het aantal reviews en de trend per week rekent de flow gewoon uit. Daar komt geen AI aan te pas, dus die kloppen altijd.
Gastreviews automatisch samenvatten per locatie
Heb je meerdere locaties, dan komen er elke week tientallen reviews binnen. Iedereen vindt ze belangrijk, maar bijna niemand leest ze allemaal. Wij (Jurjen en Albert-Jan, zwagers) bouwen een flow die ze ophaalt, per locatie ordent en samenvat.
Het probleem
Hoe het nu vaak gaat
De locatiemanager krijgt een kort overzicht in zijn mailbox.
Reviews komen binnen via het reserveringssysteem, Google en soms een eigen enquête. Eens per kwartaal zet iemand ze in Excel, zoekt per locatie de cijfers bij elkaar en schrijft er een paar conclusies bij. Dat kost een middag of meer. Tegen de tijd dat het overzicht klaar is, gaat de klacht over de wachttijd op het terras over een seizoen dat al voorbij is.
De oplossing
Wat Albert-Jan en ik bouwen
Bij een horecagroep met meerdere locaties draait dit inmiddels. De reviews komen via de API uit het reserveringssysteem. Een flow groepeert ze per locatie, rekent de gemiddelde score en het aantal reviews uit en laat AI de teksten lezen.
01
Reviews komen binnen
uit het reserveringssysteem
02
Per locatie gegroepeerd
elke locatie apart
03
Cijfers berekend
score, aantal, trend. Gewoon rekenwerk.
04
AI leest de teksten
wat terugkomt, wat een reactie verdient
05
Overzicht naar de locatiemanager
wekelijks in de mailbox
Per locatie komt er een korte samenvatting uit: wat gasten goed vinden, wat vaker terugkomt als minpunt en welke reviews een reactie verdienen. Dat overzicht gaat automatisch naar de locatiemanager. Het kwartaalwerk in Excel is daarmee weg.
Verdeling
Waar AI wel en niet voor gebruikt wordt
Tekst
Alleen het lezen van de tekst doet AI: welke thema's terugkomen en welke review boos of teleurgesteld klinkt.
Gastgegevens
Namen en contactgegevens van gasten halen we eruit voordat de tekst naar het AI-model gaat. Meer over dat onderscheid staat op Automatisering of AI.
Tijdwinst
Rekenvoorbeeld
Vijf locaties. Elk kwartaal is iemand per locatie zo'n drie uur bezig met exporteren, lezen en samenvatten. Dat is 15 uur per kwartaal, 60 uur per jaar. Met de flow komt het overzicht elke week vanzelf binnen. De locatiemanager leest het in een paar minuten en hoeft er niets voor te doen.
Checklist
Checklist: is dit iets voor jou?
Heb je meer dan één locatie?
Per locatie samenvatten levert pas echt iets op als je locaties naast elkaar kunt leggen.
Komen er per maand meer dan zo'n 30 reviews binnen?
Onder die grens lees je ze gewoon zelf.
Staan de reviews in een systeem met een API of een export?
Dat bepaalt hoe we ze ophalen. Zie API of geen API.
Wie moet het overzicht krijgen?
Locatiemanager, directie of allebei. Dat bepaalt de vorm.
Wil je een melding bij een slechte review?
Dan stuurt de flow die meteen door en hoeft niemand te wachten op het wekelijkse overzicht.
Ervaring
Uit de praktijk
Bij de horecagroep waar dit draait, gaan de samenvattingen per locatie naar de mensen die er dagelijks staan. Een terugkerend minpunt ligt daardoor binnen een week op tafel bij de locatiemanager. Eerder kwam het pas boven bij het kwartaaloverzicht.
Meer weten
Reviews samenvatten is vaak een eerste stap. Zodra de reviews per locatie op een rij staan, kun je ze naast omzet of bezetting leggen.
Wil je weten wat er in jullie reviews staat?
Stuur ons een export van een maand reviews (zonder gastgegevens) en we laten zien hoe de samenvatting per locatie eruit zou zien. Vraag naar Jurjen Rijsdijk, jurjen@flowbros.nl.
Jurjen en Albert-Jan
Bro-owners van Flowbros
Bel of mail Jurjen even:
Vragen