KeukenzaakSimar (KIMS)Nacalculatien8n

i-Kook: nacalculatie op Simar automatiseren

Twee vestigingen, één Simar-omgeving en inkoopfacturen die weken na oplevering binnenkwamen. Nu hangt elke factuur automatisch aan de juiste order en ziet i-Kook per project de marge terwijl het loopt.

120 uur

per jaar minder handwerk, van 10 uur per maand naar nul

40 uur

bouwtijd voor de eerste werkende versie

100+

projecten per maand over twee vestigingen

In het kort

i-Kook verkoopt keukens op projectbasis vanuit Leiderdorp en Utrecht. Bij elk project komen inkoopkosten kijken voor inmeten, transport, montage en service, en die facturen komen pas weken later binnen. We bouwden een dashboard bovenop Simar dat alle facturen automatisch inleest en per order naast de calculatie legt.

Klant: i-Kook Keukens, Leiderdorp en Utrecht
Sector: Keukenzaak, projectmatige verkoop
Software: Simar (KIMS), n8n, Supabase, AI voor PDF-facturen
Doorlooptijd: Eerste versie in 5 tot 6 weken
Wat we bouwden: Nacalculatie-dashboard met automatische factuurverwerking

Het begin

Hoe het begon

Niels en Jan begonnen tweeënhalf jaar geleden met i-Kook in Leiderdorp. In september 2025 kwam de tweede vestiging in Utrecht erbij. Jan doet de verkoop, Niels de operatie: inmeten, bestellen, leveren, service en facturatie. Nic houdt de backoffice draaiend.

Hoeveel marge een keukenproject opleverde, wisten ze pas als alle inkoopfacturen binnen waren. Inmeten, transport, montage en service worden door verschillende partijen gefactureerd, vaak weken na oplevering. Om toch grip te houden hield Niels een rendementsoverzicht bij in Excel: facturen overtypen, kosten aan projecten koppelen, marges narekenen. Zo'n tien uur per maand, en altijd achteraf.

In mei 2026 zaten we bij ze aan tafel in Leiderdorp. De vraag was breder dan nacalculatie, maar hier zat het meeste handwerk en de grootste blinde vlek.

De aanpak

Wat we bouwden

Een eigen dashboard bovenop de bestaande Simar-omgeving. Simar blijft het systeem waarin i-Kook verkoopt en bestelt; wij lezen eruit wat we nodig hebben. Simar heeft geen open koppeling, dus de verkooporders komen wekelijks als Excel-export binnen. Hoe we dat aanpakken staat op API of geen API.

Drie stromen komen automatisch binnen.

Verkooporders

Verkooporders uit Excel, inclusief vervolgorders voor bijverkoop en service.

Doorbelastingen

Doorbelastingen als CSV uit het boekhoudpakket, omgezet naar factuurregels per order.

PDF-facturen van leveranciers

En de PDF-facturen van leveranciers, die een AI-taalmodel uitleest: leverancier, ordernummer, bedrag, factuurnummer en datum.

In de praktijk

Elke leverancier heeft zijn eigen gewoontes

Niet elke factuur is netjes. Soms staan er meerdere orders op één PDF, soms ontbreekt het ordernummer, en elke leverancier heeft zijn eigen gewoontes. Daar zijn regels voor per leverancier. Wat het systeem niet zeker weet, komt in een reviewscherm en wordt met één klik aan de juiste order gehangen. Zo raakt er geen factuur meer kwijt.

Beide vestigingen werken in hetzelfde dashboard, met eigen inlog en rechten per vestiging. Het draait op een eigen server die van i-Kook is. De eerste werkende versie stond er binnen 40 uur bouwtijd.

Het resultaat

Wat het oplevert

Per order staat de verkoopcalculatie naast de werkelijke inkoop, zodra de facturen binnen zijn. Dat is ruim voor de maandafsluiting, dus er valt nog bij te sturen: bij de leverancier, of bij de volgende calculatie. Op het dashboard zien Niels en Jan omzet, gecalculeerde marge, gerealiseerde marge en servicekosten per vestiging, per jaar en per week.

Het Excel-overzicht is weg. Dat scheelt zo'n tien uur per maand, 120 uur per jaar. Het grotere verschil zit in het moment: de marge is zichtbaar tijdens het project.

Fase 2

Waar we nu aan bouwen

Sinds augustus 2026 loopt fase 2, met 29 verbeterpunten die we samen met Niels en Nic hebben vastgesteld. De belangrijkste:

Ordertype uit Simar

Het ordertype (bronorder, aanvullende order of service) volgt uit het kenmerk dat i-Kook zelf in Simar aan de order geeft, zodat servicewerk apart in beeld komt en de marge op de keuken zelf niet vertroebelt.

Facturen via een mailadres

Facturen komen straks binnen via een mailadres in plaats van een upload.

Reden in het reviewscherm

Elke regel in het reviewscherm krijgt de reden erbij waarom hij daar ligt.

Notificatiemodule

En een notificatiemodule mailt wat er is tegengehouden, met de factuur als bijlage, zodat die direct terug kan naar de leverancier.

Opleveren

Punt voor punt

We leveren punt voor punt op. Zodra een punt live staat, krijgt i-Kook daar bericht van via ons klantenportaal en test het team het zelf.

Het resultaat

Zo ziet het eruit

Nacalculatie per order bij i-Kook: calculatie uit Simar naast werkelijke inkoop — Per order: calculatie versus werkelijke inkoop.

Inkoopfacturen automatisch scannen en herkennen en koppelen aan de juiste Simar-order — Facturen worden herkend en automatisch aan de juiste order gekoppeld.

Ook grip op je marge per order?

Lees hoe nacalculatie automatiseren op Simar werkt, of ga direct sparren met Jurjen Rijsdijk, jurjen@flowbros.nl. In 20 minuten laten we het draaien op je eigen data.

Nacalculatie op Simar

Jurjen en Albert-Jan

Bro-owners van Flowbros

Bel of mail Jurjen even:

M+31 6 40 88 93 71Ejurjen@flowbros.nl