AFAS koppelen aan maatwerk
Jurjen Rijsdijk
Flowbros · automatisering voor het MKB
Je administratie draait in AFAS en je wilt er iets naast. Een dashboard dat laat zien wat een project oplevert, een app waarin je mensen op de vloer hun taken zien, een rapportage die maandagochtend al in je mail staat. AFAS heeft die gegevens. Ze komen er alleen niet zomaar uit.
Bij Flowbros bouwen mijn zwager Albert-Jan en ik die brug. We weten inmiddels waar zo'n traject tijd verliest, en dat zit zelden in het bouwen zelf.
Waar AFAS-trajecten meestal op vastlopen
Bijna altijd op hetzelfde punt, en dat is de inrichting van je eigen omgeving. Gegevens verlaten AFAS via een connector die iemand vooraf heeft klaargezet, met precies de velden die jij nodig hebt. Zit een veld er niet in, dan bestaat het voor de buitenwereld niet en kun je er ook niet op rekenen. Dat klaarzetten doet je beheerder of je AFAS-partner. Daar zit meestal een week of twee wachttijd in, dus wij vragen in het eerste gesprek al wie dat bij jullie doet en leveren een kant-en-klare veldenlijst aan. Dan is het voor hen een halfuur werk in plaats van een project.
Hoe je er dan bij komt
De sleutel is een token dat aan een AFAS-gebruiker hangt. Die gebruiker heeft rechten, en verder komt je koppeling niet. Dat is meteen je veiligheidsslot: je geeft een dashboard leesrechten op vier datasets en op niets anders. Verder halen we gegevens in blokken op en filteren we op mutatiedatum, zodat een nachtelijke run niet elke keer je hele historie binnentrekt. Let ook op je testomgeving. Die heeft een eigen nummer en een eigen token, dus wat in test werkt moet in productie opnieuw worden klaargezet.
Wat wil je bouwen
| Wat je wilt | Welke richting | Waar het schuurt |
|---|---|---|
| Marge per project zien | uit AFAS | kosten die op een grootboek staan en niet aan een project hangen |
| Directiedashboard | uit AFAS | afspreken wat je omzet noemt, voordat je gaat tellen |
| App voor de werkvloer | beide kanten op | uren die geweigerd worden omdat een project al gesloten is |
| Rapportage per mail | uit AFAS | weinig, dit staat meestal binnen een week |
| Klantportaal | uit AFAS | rechten, welke klant mag welk document zien |
Terugschrijven naar AFAS
Dat kan, en het is een ander gesprek dan gegevens ophalen. AFAS accepteert alleen boekingen die precies de structuur volgen die het pakket verwacht, per soort: projecturen, financiële mutaties, dossieritems. Voldoet een regel niet, dan wordt hij geweigerd. Dat is prettig, want je administratie blijft schoon. Het betekent wel dat je vooraf afspreekt wat er met zo'n geweigerde regel gebeurt. Wij zetten hem in een wachtrij met de reden erbij, zodat iemand hem corrigeert in plaats van dat hij stilletjes verdwijnt.
Ons recept
- Een uur aan tafel. Wat wil je zien, en welke beslissing ga je daarop nemen.
- Inventarisatie met je AFAS-beheerder. Welke connectoren staan er al, wat moet erbij. Hier beginnen we mee, want dit is de wachttijd.
- Eerste gegevens ophalen en naast een rapport leggen dat je al kent uit AFAS. Klopt het tot op de cent, dan gaan we door. Klopt het niet, dan weten we nu waarom en niet over drie maanden.
- Bouwen. Eerste werkende versie binnen twee tot drie weken.
- Een paar weken meelopen naast je huidige manier van werken, tot je erop vertrouwt.
Even rekenen
Iemand op kantoor haalt elke maandag drie overzichten uit AFAS, zet ze in Excel, plakt er een grafiek bij en mailt het rond. Twee uur per week, 45 weken per jaar, dat is 90 uur. Tegen 45 euro per uur ruim vier mille aan tijd die niets toevoegt. Er zit nog iets onder. Een rapportage die er maandagochtend al staat, wordt gelezen. Een rapportage die iemand nog moet maken, komt er in een drukke week gewoon niet.
Waarom bedrijven dit doen
Minder overtypen, cijfers die kloppen zonder maandelijkse exportronde, en inzicht terwijl een project nog loopt in plaats van erna. Een koppeling is daarbij zelden het doel op zich. Meestal wil je weten waar je marge blijft. Lees ook wat is een margelek en hoe we nacalculatie aanpakken. Zit je software dicht en bestaat er geen koppeling? Kijk dan bij API of geen API.
Werk je met AFAS?
Spar even met me. In 20 minuten weet je of een koppeling bij jullie past.