Alleen de stand van nu
Een optie is open, definitief of geannuleerd. Wanneer hij van status wisselde, moet je er zelf bij houden.
Opties sneller opvolgen: hoe lang staat een optie open?
Bij een horecagroep met meerdere evenementenlocaties bouwden wij (Jurjen en Albert-Jan, zwagers) een salesdashboard op het reserveringssysteem. Eén cijfer daaruit bleef hangen: hoe langer een optie openstaat, hoe kleiner de kans dat hij doorgaat. In dit artikel wat we zagen, hoe je het meet en wat je ermee doet.
76%
van de opties die binnen een week beslist worden, gaat door
39%
als de optie een maand openstaat
4.000+
bezettingen per jaar, dus een paar procent is veel geld
Wat we zagen
Een week of een maand maakt het verschil
Een optie die binnen een week beslist wordt, gaat in 76% van de gevallen door. Staat hij een maand open, dan is dat nog 39%. Dat kwam uit het tabblad funnel van het dashboard, over alle locaties van de groep samen.
Dat snel opvolgen loont, wist het salesteam natuurlijk wel. Nu staat het zwart op wit, met een getal erbij. In een gesprek over het dashboard zei de commercieel verantwoordelijke van de groep het zo: als de opvolging slecht is, gaat de conversie met procenten omlaag. Bij ruim 4.000 bezettingen per jaar gaat een paar procent over grote bedragen.
Waarom je het niet zag
Het reserveringssysteem kent de status, niet de wachttijd
In het reserveringssysteem zie je van elke optie de huidige status. Hoe lang hij al openstaat en wat er gebeurde met opties die net zo lang openstonden, zie je daar niet.
Exports per keer
Wie het wilde uitzoeken, moest exports van verschillende momenten naast elkaar leggen in Excel.
Te laat in beeld
Een optie die stilletjes vervalt, zag je pas terug in de maandcijfers, als er niets meer aan te doen was.
Zo meet je het
Van optie naar looptijd naar conversie
Je hebt de datum nodig waarop de optie is ingevoerd en de datum waarop hij definitief of geannuleerd werd. De rest is tellen.
01
Status per dag
Elke nacht de stand van elke reservering vastleggen.
02
Looptijd per optie
Van het moment van invoer tot definitief of geannuleerd.
03
Groeperen
Binnen een week, binnen een maand, langer.
04
Conversie per groep
Welk deel van elke groep wordt een boeking.
05
Lijst om te bellen
Openstaande opties, oudste bovenaan.
- Status per dag. Een flow haalt elke nacht alle reserveringen op uit het reserveringssysteem en slaat de stand op in een eigen database. Zo zie je later per reservering wanneer hij van optie naar definitief of geannuleerd ging.
- Looptijd per optie. Per optie tel je de dagen tussen invoer en beslissing. Opties die nog openstaan, krijgen de looptijd tot vandaag.
- Groeperen. Deel de opties in naar looptijd: binnen een week beslist, binnen een maand, of langer. Meer groepen kan, maar met drie zie je het verschil al.
- Conversie per groep. Per groep reken je uit welk deel definitief werd. Zo kom je op cijfers als de 76% en de 39% van de horecagroep. Je kunt hetzelfde per vestiging, per segment (zakelijk of particulier) en per type evenement uitsplitsen.
- Lijst om te bellen. Uit dezelfde data maak je een lijst met openstaande opties, de oudste bovenaan, met relatie, zaal en datum erbij. Met die lijst begin je de ochtend.
Wat je ermee doet
Vijf dingen die je met dit inzicht kunt doen
Opties ouder dan een week op een aparte lijst
Dan zie je per verkoper welke opties de kans hebben om weg te zakken, en bel je die eerst.
Per vestiging vergelijken
Het dashboard toont de conversie en het percentage annuleringen per vestiging naast elkaar. Loopt één locatie achter, dan weet je waar je moet kijken.
Kijk naar de reden 'geen reactie'
Een optie die vervalt omdat de klant niets meer laat horen, is vaak een optie die te lang is blijven liggen.
Vooruitkijken naar drukke maanden
Loopt december achter op vorig jaar, dan belt het team de vaste gasten die nog niet geboekt hebben.
Statuswijzigingen per week volgen
Hoeveel opties kwamen er nieuw bij, hoeveel werden gewonnen en hoeveel gingen verloren? Zo zie je of de opvolging bijblijft.
Rekenvoorbeeld
Wat een paar procent oplevert
Stel: 2.000 opties per jaar en een gemiddelde waarde van 2.000 euro per definitieve boeking.
| Situatie | Conversie | Boekingen | Omzet |
|---|---|---|---|
| Zoals het nu gaat | 60% | 1.200 | 2,4 miljoen euro |
| 2 procentpunt beter | 62% | 1.240 | 2,48 miljoen euro |
| 5 procentpunt beter | 65% | 1.300 | 2,6 miljoen euro |
Twee procentpunt meer conversie is in dit voorbeeld 40 boekingen en 80.000 euro omzet per jaar, met dezelfde aanvragen. Hoe het dashboard zelf in elkaar zit, lees je op Salesdashboard voor evenementenlocaties.
Wil je weten hoe lang jouw opties openstaan?
Laat zien met welk reserveringssysteem je werkt. Dan kijken we of de looptijd van je opties eruit te halen is. Vraag naar Jurjen Rijsdijk, jurjen@flowbros.nl.
Jurjen en Albert-Jan
Bro-owners van Flowbros
Bel of mail Jurjen even:
Vragen