Opnieuw geboekt, zelfde vestiging
De gast schoof met de datum of het programma. In de cijfers een annulering en een nieuwe boeking.
Annulering of verhuizing? Wat er gebeurt na een geannuleerde reservering
Heb je meerdere locaties, dan is niet elke annulering verloren omzet. Soms boekt dezelfde gast een paar dagen later bij een andere locatie van de groep. Voor een horecagroep met zes vestigingen bouwden wij (Jurjen en Albert-Jan, zwagers) een tabblad in hun salesdashboard dat precies dat uitzoekt. Hieronder hoe het werkt en wat je eraan hebt.
7 dagen
na de annulering zoeken we naar een nieuwe boeking op dezelfde naam
4
mogelijke uitkomsten per annulering
6
vestigingen die we met elkaar vergelijken
De vraag
Is een annulering echt weg?
In het reserveringssysteem is een annulering een annulering. De vestiging ziet een gat in de agenda en een reden die iemand heeft aangeklikt. Of dezelfde gast daarna bij een andere locatie van de groep heeft geboekt, staat er niet bij.
Wil een gast naar een andere datum of een andere locatie, dan wordt de oude reservering meestal geannuleerd en een nieuwe gemaakt, soms bij dezelfde vestiging en soms ergens anders. Wie alleen naar de annuleringen kijkt, telt dat als verloren omzet. Voor de vestiging klopt dat, terwijl de groep de gast misschien gewoon nog heeft.
Verhuisd naar andere vestiging
De gast bleef binnen de groep, alleen op een andere plek.
Elders ook geannuleerd
De gast boekte opnieuw, maar zegde ook die reservering af.
Geen nieuwe reservering
De gast boekte nergens meer binnen de groep. Dit is de omzet die echt weg is.
Zo werkt het
Annuleringen koppelen aan nieuwe boekingen
De koppeling gaat op naam. Er is geen veld in het reserveringssysteem dat zegt: deze boeking is de opvolger van die annulering.
01
Annulering pakken
Elke reservering met de status geannuleerd.
02
Zoeken op naam
Dezelfde relatie, een nieuwe reservering binnen zeven dagen.
03
Uitkomst bepalen
Zelfde vestiging, andere vestiging of niets.
04
Reden ernaast
Wat er werd ingevuld tegen wat er gebeurde.
05
Optellen
Per vestiging, per maand en in omzet.
- Annulering pakken. Elke nacht komen alle reserveringen uit het reserveringssysteem in een eigen database. Daaruit nemen we alle reserveringen die geannuleerd zijn, met vestiging, relatie, type evenement, reden en bedrag.
- Zoeken op naam. Voor elke annulering kijken we of dezelfde relatie binnen zeven dagen een nieuwe reservering heeft gemaakt, ergens in de groep. Zeven dagen is een aanname: lang genoeg om een gast die even twijfelt mee te nemen, kort genoeg om geen toevallige boeking van maanden later te tellen.
- Uitkomst bepalen. Staat de nieuwe reservering bij dezelfde vestiging, dan is het opnieuw geboekt. Bij een andere vestiging is het verhuisd. Is ook die nieuwe reservering geannuleerd, dan valt hij onder elders ook geannuleerd. Is er niets gevonden, dan is er geen nieuwe reservering. We houden ook bij hoeveel dagen de nieuwe datum verschoven is.
- Reden ernaast. Naast de uitkomst zetten we de annuleringsreden die in het systeem is ingevuld, zoals andere locatie groep, locatie sloot niet aan, te duur, andere datum of geen reactie. Zo zie je of de reden klopt met wat er echt gebeurde.
- Optellen. Per vestiging zie je hoe de annuleringen verdeeld zijn over de vier uitkomsten, van welke naar welke vestiging gasten verhuizen, hoeveel verhuizingen er per maand zijn en hoeveel omzet elders is geboekt.
In het dashboard
Het tabblad verhuisde reserveringen
Bovenaan vier cijfers: hoeveel reserveringen er geannuleerd zijn, hoeveel daarvan verhuisd zijn naar een andere vestiging, welk deel behouden bleef voor de groep en hoeveel omzet elders is geboekt. Daaronder per vestiging en per maand de details.
Wat je eraan hebt
Wat je met deze cijfers doet
Eerlijker naar een vestiging kijken
Een vestiging met veel annuleringen die verhuizen naar een zusterlocatie, doet het voor de groep beter dan de annuleringscijfers doen denken.
Zien welke locaties elkaar opvangen
De stromen tussen vestigingen laten zien waar gasten heen gaan als een zaal niet past. Daar kun je in het eerste gesprek al op inspelen.
Annuleringsredenen controleren
Staat er 'andere locatie groep' maar boekte de gast nergens, of staat er 'te duur' en zat hij een week later in een andere zaal? Dan klopt de reden niet.
De lijst met redenen opschonen
In de lijst stonden ook 'Onbekend', 'Overig' en een reden uit de coronatijd. Hoe schoner de lijst, hoe meer je aan de vergelijking hebt.
Echt verloren omzet apart zien
Wat overblijft na het aftrekken van de verhuizingen is de omzet die echt weg is. Daar zit het werk voor sales.
Overzicht
Vier uitkomsten, en wat ze betekenen
| Uitkomst | Wat er gebeurde | Voor de groep |
|---|---|---|
| Opnieuw geboekt, zelfde vestiging | De gast schoof met de datum of het programma | Geen verlies, wel een annulering in de cijfers |
| Verhuisd naar andere vestiging | De gast bleef binnen de groep | Verlies voor de vestiging, behouden voor de groep |
| Elders ook geannuleerd | De gast boekte opnieuw en zegde ook die af | Uiteindelijk weg |
| Geen nieuwe reservering | De gast boekte nergens meer binnen de groep | Echt verloren omzet |
Dit werkt alleen als de relaties netjes in het systeem staan. Staat dezelfde klant er drie keer in met een andere schrijfwijze, dan vindt de koppeling op naam hem niet terug. Daarom kijken we eerst naar de data, zoals we beschrijven in Eerst je data checken, dan pas automatiseren.
Benieuwd waar jouw geannuleerde gasten heen gaan?
Laat zien met welk reserveringssysteem je werkt. Dan kijken we of de koppeling op naam uit je data te halen is. Vraag naar Jurjen Rijsdijk, jurjen@flowbros.nl.
Jurjen en Albert-Jan
Bro-owners van Flowbros
Bel of mail Jurjen even:
Vragen