Traag
Elke tegel op het scherm was een nieuwe vraag aan het reserveringssysteem.
Een eigen dashboard op je reserveringssysteem
Een horecagroep met meerdere locaties wilde per zaal zien hoe het ging: bezetting, openstaande opties, omzet tegen vorig jaar. Ze hadden er al een AI-dashboard voor gebouwd, maar dat liet voor elk cijfer opnieuw het reserveringssysteem bevragen. Albert-Jan en ik (Jurjen, zwagers) haalden de data naar een eigen database met een dashboard erop. Hieronder hoe dat werkt, wat je ermee ziet en waarom we altijd met meer dan één jaar vergelijken.
21.613
reserveringen ingeladen in een eigen database
Elke nacht
ververst, zodat je 's ochtends met actuele cijfers werkt
9%
de echte daling van een zaal naast het driejaarsgemiddelde, tegen 17% naast vorig jaar
Waar het wringt
Een AI die voor elk cijfer opnieuw gaat zoeken
De klant had een zelfgebouwd AI-dashboard dat voor elk cijfer opnieuw het reserveringssysteem liet bevragen. Dat was traag en niet reproduceerbaar. Vroeg je twee keer hetzelfde, dan kon er een ander getal uitkomen. Daarvoor gebruikten ze een BI-pakket met een flinke jaarlicentie.
Niet reproduceerbaar
Een taalmodel dat zelf rekent, rekent niet elke keer hetzelfde.
Duur
Het BI-pakket van daarvoor kostte per jaar meer dan de bouw van het nieuwe dashboard.
Zo werkt het
Van reserveringssysteem tot dashboard
01
Ophalen
Elke nacht via de API van het reserveringssysteem.
02
Opslaan
In een eigen database, op een eigen server.
03
Rekenen
Bezetting, opties en omzet volgens vaste definities.
04
Tonen
In Metabase, per locatie en per zaal.
05
Vragen
In gewone taal, aan een chatbot in het dashboard.
- Ophalen. Het reserveringssysteem is Smart Event Manager. Via de API halen we elke nacht de reserveringen op, met zaal, aantal gasten, status, bedrag en het type evenement. Voor vragen tussendoor gebruiken we de SEM MCP, die we samen met Smart Event Manager hebben gebouwd.
- Opslaan. Alles komt in een eigen database. Bij de eerste keer waren dat 21.613 reserveringen. Daarna komen alleen de wijzigingen erbij. Naast de reserveringen staan ook de loonkosten uit het kloksysteem en de inkoopdata in dezelfde database.
- Rekenen. Wat telt als bezet, wat is een openstaande optie, wanneer is iets omzet? Dat leggen we één keer vast met de klant. Daarna rekent het dashboard er elke dag op dezelfde manier mee.
- Tonen. Metabase is open-source dashboardsoftware die op onze eigen servers draait. Er hangt geen licentie per gebruiker aan, dus sales, marketing en de bedrijfsleiders kunnen er allemaal in.
- Vragen. In het dashboard zit een chatbot. Die werkt op de data in de database, dus het antwoord klopt met wat op het scherm staat. Je vraagt bijvoorbeeld om een vergelijking per maand of per jaar, en hij stelt zelf een nieuwe grafiek voor.
Wat je ziet
Wat sales er 's ochtends mee doet
Het dashboard laat per locatie en per zaal zien hoe het ervoor staat. Daardoor zie je een afwijking eerder dan in de maandcijfers.
Zaalbezetting
Per zaal, per maand, tegen vorig jaar en tegen het gemiddelde.
Openstaande opties
Welke opties lopen er nog, en hoe vaak wordt een optie een boeking? Dat rekent het dashboard uit over meer dan 4.000 bezettingen.
Achterstand op tijd
Liggen november en december achter op vorig jaar, dan zie je dat in oktober al.
Klanten die groter kunnen
Wie boekt steeds een kleine zaal en is een kandidaat voor een groter evenement?
Vergelijken
Vergelijk met meer dan alleen vorig jaar
De groep twijfelde over hun grootste zaal: die liep slechter, misschien moest er iets anders mee. Ten opzichte van vorig jaar zag het er inderdaad slecht uit. Naast het gemiddelde van de afgelopen drie jaar bleek de daling veel kleiner, omdat vorig jaar een uitschieter was.
| Vergelijking | Boekingen | Dit jaar | Verschil |
|---|---|---|---|
| Vorig jaar | 128 | 106 | -17% |
| Gemiddelde drie jaar | 116 | 106 | -9% |
Nu zien ze per zaal beide vergelijkingen, en ook waar het verschil zit: zakelijk of particulier, en welk type evenement. Een zaal die achterblijft omdat één soort evenement wegvalt, vraagt om een andere aanpak dan een zaal die over de hele linie minder loopt.
Bezoekers op de website
Ook de boekingen die niet doorgaan
Het dashboard laat zien wat er geboekt is. Wat er op de website gebeurt voordat iemand boekt, staat in Google Analytics, en dat kwam per vestiging en per boekingswidget als losse funnel-PDF's. Niemand zag het totaalbeeld.
Wat gaat erin?
De funnel-PDF's per vestiging en per boekingswidget, zoals ze uit Analytics komen.
Wat komt eruit?
Een heatmap met per stap waar bezoekers afhaken, en een lijst aandachtspunten.
En de AI?
Die schrijft er desgewenst een analyse bij. Alleen de cijfers gaan naar de AI, de PDF's zelf niet.
Zelf laten bouwen
Wat je nodig hebt
Voor zo'n dashboard heb je vier dingen nodig. Meestal staat het meeste al in het reserveringssysteem.
Toegang tot de data
Een API of een vaste export van je reserveringssysteem.
Vaste definities
Wat noem je bezet, wat noem je omzet? Dat spreken we vooraf af.
Schone data
Zaalnamen en statussen die door de jaren heen hetzelfde betekenen.
Een paar vragen
Wat wil sales maandagochtend weten? Daar beginnen we mee.
Of de data klopt, checken we eerst. Hoe dat gaat staat in Eerst je data checken, dan pas automatiseren.
Bij Brasserie Groep draait dit dashboard naast de factuurcontrole op ingehuurd personeel en de automatische kwartaalrapporten met gastevaluaties.
Lees de caseWil je je reserveringen per zaal en per locatie zien?
Laat zien met welk systeem je werkt en welke cijfers je nu met de hand bij elkaar zoekt. Dan zeggen we of het kan en wat het kost. Vraag naar Jurjen Rijsdijk, jurjen@flowbros.nl.
Jurjen en Albert-Jan
Bro-owners van Flowbros
Bel of mail Jurjen even:
Vragen