Alleen exports
Elk overzicht begon met een export uit het reserveringssysteem en een avond in Excel.
Salesdashboard voor evenementenlocaties
Elke ochtend zien hoe je ervoor staat. Omzet, opties en zaalbezetting naast vorig jaar, rechtstreeks uit het reserveringssysteem. Albert-Jan en ik (Jurjen, zwagers) bouwden dit dashboard voor een horecagroep met meerdere evenementenlocaties en tientallen zalen. Op deze pagina zie je de echte schermen, met voorbeeldnamen en voorbeeldcijfers.
2 weken
van start tot de eerste versie live
Elke nacht
vanzelf bijgewerkt uit het reserveringssysteem
21.613
reserveringen bij de eerste keer ingeladen
Hoe het begon
Alle boekingen in het systeem, het inzicht in Excel
Een horecagroep met meerdere evenementenlocaties en tientallen zalen. Alle boekingen stonden netjes in het reserveringssysteem, maar je kreeg ze er alleen als Excel-export weer uit. Hoe staan we ervoor voor december? Welke zaal loopt achter, en waarom? Daar kwam het antwoord pas als het te laat was.
Geen koppeling
Er was wel een BI-pakket, maar de koppeling met het reserveringssysteem kwam er al jaren niet.
Weken wachten
Wilden ze iets anders zien, dan moest de leverancier het bouwen. Was het klaar, dan was de urgentie vaak al voorbij.
De schermen
Zo ziet het eruit
Echte schermen uit het draaiende dashboard. Namen van locaties, zalen en relaties en alle cijfers zijn vervangen door voorbeelden.
Wat we bouwden
Een tabblad voor elke vraag van sales
Een salesdashboard dat elke nacht zelf de nieuwste gegevens ophaalt. Als het team 's ochtends begint, staat alles klaar.
Vooruitblik
Wat staat er al voor de komende maanden, naast vorig jaar op precies dezelfde datum.
Zalen
Welke zaal het goed doet en welke achterloopt, naast vorig jaar en het gemiddelde van drie jaar. Je ziet ook waar het verschil zit, bijvoorbeeld zakelijk tegen particulier of de dag van de week.
Van aanvraag tot definitief
Hoeveel aanvragen een boeking worden, hoeveel er afvallen en met welke reden.
Verhuisde reserveringen
Annuleert een gast, boekt die dan bij een andere locatie van de groep of is die echt weg?
AI-assistent
Je stelt een vraag in gewone taal en krijgt een antwoord met grafiek. De assistent zoekt alleen in de eigen cijfers.
Zelf analyseren
Het team maakt zelf overzichten en bewaart ze, zonder op een bouwer te wachten.
Zo werkt het
Van reservering tot ochtendcijfer
Het draait op de eigen server van de klant, met n8n en Metabase. Er zijn geen extra licenties nodig.
01
Ophalen
Elke nacht om 03:30 uit het reserveringssysteem.
02
Opslaan
In een eigen database, op de eigen server.
03
Rekenen
Met vaste definities voor definitief, optie en omzet.
04
Tonen
In Metabase, met een tabblad per vraag.
05
Vragen
In gewone taal, aan de AI-assistent.
- Ophalen. Een n8n-flow haalt elke nacht om 03:30 de reserveringen op uit Smart Event Manager, met vestiging, zaal, status, type evenement, relatie en bedrag. Bij de eerste keer waren dat 21.613 reserveringen, daarna komen alleen de wijzigingen erbij.
- Opslaan. Alles komt in een eigen database. Daar staat ook een dagelijkse momentopname van de stand, zodat je over een jaar exact kunt zien wat er op een bepaalde datum op de boeken stond.
- Rekenen. Bedragen zijn exclusief btw en na korting. Wat telt als definitief, wat is een optie en vanaf welk bedrag een boeking meetelt als banqueting (500 euro), leggen we één keer vast. Bij elke kaart staat uitleg met de definitie.
- Tonen. Metabase toont het per tabblad: overzicht, pace, zalen, funnel, categorieën en relaties, verhuisde reserveringen en systeem tegen totale omzet. Filters op vestiging, periode en segment werken op alle kaarten tegelijk. Klik je op een zaal, dan zetten de andere blokken zich op die zaal.
- Vragen. De AI-assistent werkt op dezelfde database, dus het antwoord klopt met wat op het scherm staat. Snapt hij een vraag niet goed, dan zorgt een automatisch proces dat hij die vraag de volgende keer wel begrijpt.
Wat het oplevert
Vooruitkijken in plaats van terugkijken
Binnen twee weken stond de eerste versie live, na jaren wachten op een koppeling. Het salesteam kijkt nu vooruit in plaats van terug. Loopt december achter, dan bellen ze de vaste gasten die nog niet geboekt hebben. Iedereen kijkt naar dezelfde cijfers, ook marketing en de directie.
Een voorbeeld van wat je ineens ziet: een optie die binnen een week beslist wordt, gaat in 76% van de gevallen door. Staat hij een maand open, dan is dat nog 39%. Snel opvolgen loont dus, en dat is nu zwart op wit te zien. Hoe je daarmee aan de slag gaat, staat in Opties sneller opvolgen.
Een ander tabblad laat zien wat er na een annulering gebeurt. Boekt dezelfde gast binnen zeven dagen bij een andere locatie van de groep, dan is die omzet voor de groep niet weg. Dat werken we uit in Annulering of verhuizing?
Zelf laten bouwen
Wat je nodig hebt
Een reserveringssysteem met een API of een vaste export
Wij bouwden het op Smart Event Manager. Elk systeem waar de reserveringen met status en bedrag uit komen, kan op dezelfde manier.
Afspraken over definities
Wat noem je definitief, wat is een optie, telt een borrel van 200 euro mee? Dat spreken we vooraf af, en het staat daarna bij elke kaart.
Een paar vragen van sales
Wat wil het team maandagochtend weten? Daar beginnen we mee, de rest groeit erbij.
Een plek om het te draaien
n8n en Metabase draaien op een eigen server. Er hangt geen licentie per gebruiker aan, dus iedereen kan erin.
Als je wilt: de totale omzet per maand
Dan laat het tabblad systeem tegen totaal zien welk deel van je omzet via het reserveringssysteem loopt.
Wil je dit ook voor je eigen locaties?
Laat zien met welk reserveringssysteem je werkt en welke cijfers je nu uit Excel haalt. Dan zeggen we of het kan en wat het kost. Vraag naar Jurjen Rijsdijk, jurjen@flowbros.nl.
Jurjen en Albert-Jan
Bro-owners van Flowbros
Bel of mail Jurjen even:
Vragen