De datum ontbreekt
In de export uit de boekhouding ontbreekt de reserveringsdatum. Die heb je juist nodig om te zien of een aanbetaling terecht openstaat.
Aanbetalingen afstemmen tussen reserveringssysteem en boekhouding
Elke maand hetzelfde klusje. Je trekt een export uit de boekhouding en een lijst uit het reserveringssysteem, en dan zoek je regel voor regel uit welke aanbetaling bij welke reservering hoort. Albert-Jan en ik kwamen dit in september twee keer tegen, bij twee verschillende horeca- en evenementenbedrijven.
De administratie
Waar het om gaat
Bij allebei liep het vast op reserveringen met precies hetzelfde bedrag.
Een gast betaalt vooraf voor een diner, feest of zaalhuur. Tot het event plaatsvindt, staat dat bedrag op een tussenrekening in je boekhouding. Aan het eind van de maand wil je (of je accountant) weten welke bedragen daar terecht nog staan en welke al weg hadden moeten zijn.
Met stelposten werkt het net zo. Je weet dat er een factuur van een vaste leverancier komt, dus je boekt de kosten alvast in de juiste maand. Komt de factuur binnen, dan moet de stelpost weer worden tegengeboekt. Blijft er iets openstaan, dan wil je dat per kostenpost zien.
Het probleem
Waarom het handwerk blijft
Vaak loopt er al een koppeling tussen reserveringssysteem en boekhouding. Facturen en betalingen komen dus netjes over. Een specificatie van wat er openstaat maakt die koppeling alleen niet. Daar komen een paar dingen bij:
Bedragen lijken op elkaar
Je matcht op bedrag, en twee reserveringen van hetzelfde bedrag zijn zo verwisseld. Facturen worden met terugwerkende kracht in de vorige maand geboekt, en dan klopt je lijst van vorige week al niet meer.
Losse bestanden
Voor elke grootboekrekening download je weer een los bestand.
De oplossing
Wat wij bouwen: een matchtrap
Een flow die één keer per maand draait, bijvoorbeeld op de eerste zaterdag. Hij haalt de posten rechtstreeks uit je boekhouding (Twinfield, Exact Online of een ander pakket) en de reserveringen uit je reserveringssysteem. Daarna vult hij de reserveringsdatum aan en loopt hij elke post langs de treden hieronder. Zodra een trede zeker is, stopt het.
De matchtrap
01
Trede 1
Reserverings- of factuurnummer gevonden. Gematcht.
02
Trede 2
Bedrag, relatie en reserveringsdatum kloppen. Gematcht.
03
Trede 3
Alleen het bedrag klopt. Gematcht, gemarkeerd: even checken.
04
Trede 4
Niets gevonden. Lijst openstaande posten, voor jou.
Trede 1. Reserverings- of factuurnummer gevonden. Gematcht.
Trede 2. Bedrag, relatie en reserveringsdatum kloppen. Gematcht.
Trede 3. Alleen het bedrag klopt. Gematcht, gemarkeerd: even checken.
Trede 4. Niets gevonden. Lijst openstaande posten, voor jou.
Je krijgt een Excel of dashboard met twee tabbladen: wat gematcht is (met datum en de trede waarop gematcht is), en wat openstaat. Voor stelposten komt er een overzicht per kostenpost bij, waarop je ziet welke stelposten al zijn tegengeboekt en welke nog niet.
Het oordeel over de uitzonderingen blijft bij jou. De flow zorgt dat je alleen nog naar die uitzonderingen hoeft te kijken. Wil je weten hoe we bij data komen als een pakket dicht zit, lees dan API of geen API.
Tijdwinst
Rekenvoorbeeld
Stel: er staan aan het eind van de maand 180 aanbetalingen open. Per regel ben je zo'n anderhalve minuut bezig met opzoeken en vergelijken. Dat is 4,5 uur per maand, alleen voor deze ene rekening.
Kan de flow 85 procent zelf matchen op nummer of datum, dan houd je 27 regels over. Dat is ruim 40 minuten, en je weet meteen welke regels het zijn.
Checklist
Checklist: klaar om dit te automatiseren?
Staat het reserveringsnummer op de factuur of bij de betaling?
Dan match je op nummer en hoef je minder op bedrag te gokken.
Heb je zelf toegang tot de boekhouding, of loopt die via je accountant?
Dat bepaalt hoe we bij de data komen. Een login met tweestapsverificatie vraagt soms om een andere route.
Loopt er al een koppeling tussen reserveringssysteem en boekhouding?
Daar kunnen we vaak data uit halen, zodat er geen nieuwe koppeling nodig is.
Boek je facturen met terugwerkende kracht?
Dan moet de flow per periode kunnen terugkijken.
Welke grootboekrekeningen specificeer je elke maand?
Dat is de scope. Begin met één of twee.
Wie kijkt naar de openstaande posten?
Die persoon bepaalt hoe het overzicht eruit moet zien.
Ervaring
Uit de praktijk
Bij een brasseriegroep hebben we eerder de data uit het reserveringssysteem, de kassa en de boekhouding op één plek gezet (case Brasserie Groep). Daarmee worden onder andere facturen van ingehuurd personeel automatisch gecontroleerd. De gesprekken van september gingen over de stap daarna: de maandelijkse balansspecificatie.
Een les uit die gesprekken: regel de toegang als eerste. Als de boekhouding via de accountant loopt, heb je die nodig voordat er iets gebouwd kan worden. Dat kost vaak meer doorlooptijd dan de flow zelf.
Meer weten
Werk je met Smart Event Manager, dan kun je die ook in gewone taal bevragen. Zie AI-koppeling voor Smart Event Manager.
Wil je weten hoeveel van jouw aanbetalingen automatisch matchen?
Stuur ons een export van één maand (namen mogen eruit) en we laten zien welk deel de matchtrap zelf oppakt. Vraag naar Jurjen Rijsdijk, jurjen@flowbros.nl.
Jurjen en Albert-Jan
Bro-owners van Flowbros
Bel of mail Jurjen even:
Vragen