Eigen dashboard
Elke nacht halen we de reserveringen op in een eigen database, met Metabase erop. 21.613 reserveringen, met zaal, aantal gasten, status, bedrag en type evenement. Lees meer
Koppelingen op de API van Smart Event Manager
Smart Event Manager doet veel, maar niet alles wat een horecagroep of evenementenlocatie wil. Via de API halen we de reserveringen eruit en bouwen we wat er in het standaardscherm niet in zit. Hieronder zetten wij, Jurjen en Albert-Jan, op een rij wat we bij Brasserie Groep al bouwden, waar de API ophoudt en wat we dan doen.
21.613
reserveringen elke nacht opgehaald voor een eigen dashboard
181 van 912
definitieve reserveringen zonder adres, nu automatisch opgevraagd
26 naar 5
pagina's in het kwartaalrapport met gastevaluaties
Overzicht
Wat we op de API bouwden
Zes koppelingen bij Brasserie Groep. Een paar ervan hebben een eigen pagina met het hele verhaal.
Ontbrekende adressen
Een dagelijkse flow mailt klanten van wie het adres ontbreekt, met maximaal 3 herinneringen. Hieronder staat hoe dat werkt.
Betalingsschema's
Grote reserveringen krijgen elke ochtend een betalingsschema. De API kan dat niet, dus een robot klikt het erin. Lees meer
Kwartaalrapport gastevaluaties
Per locatie één PDF met per open vraag een AI-samenvatting, automatisch naar het MT en de bedrijfsleider. Lees meer
Opties opvolgen
Hoe lang een optie openstaat, per locatie. Een optie die binnen een week beslist wordt, gaat in 76% van de gevallen door, na een maand in 39%. Lees meer
Vragen in gewone taal
De SEM MCP, die we samen met Smart Event Manager bouwden, beantwoordt losse vragen zonder dat je hoeft in te loggen. Lees meer
Uitgelicht
Gasten vullen hun ontbrekende adres zelf aan
Van veel definitieve reserveringen ontbrak het adres van de klant. Bij Brasserie Groep ging het om 181 van de 912 definitieve reserveringen, van 158 klanten. Op het moment dat de factuur eruit moet, wil je dat adres hebben.
01
Dagelijkse check
Welke definitieve reserveringen hebben geen adres.
02
Mail aan de klant
Met de gegevens uit Smart Event Manager.
03
Herinneren
Maximaal 3 keer.
04
Historie
Kantoor ziet wat er verstuurd is.
05
Klaar
Adres ingevuld, de klant valt vanzelf uit de lijst.
Niemand op kantoor hoeft nog een lijst bij te houden. Is het adres er na drie herinneringen nog niet, dan ziet kantoor dat in de historie en belt iemand de klant zelf.
Waar de API ophoudt
API, robot of rapportsjabloon
De API van Smart Event Manager kan veel, maar niet alles. Per wens kijken we welke route werkt.
| Wens | Route | Waarom |
|---|---|---|
| Reserveringen naar een dashboard | API, elke nacht | Ophalen kan de API goed. Een eigen database maakt het snel en controleerbaar. |
| Adres opvragen bij de klant | API plus een mailflow | De gegevens staan in Smart Event Manager, de mail en de herinneringen doet de flow. |
| Betalingsschema aanmaken | Browserrobot | De API kan geen betalingsschema aanmaken. |
| Getekend en all-in op het draaiboek | Rapportsjabloon in Smart Event Manager | Het stond niet in de API, wel in het sjabloon. Er was geen koppeling nodig. |
| Losse vragen tussendoor | SEM MCP | Vragen in gewone taal, zonder in te loggen. |
- Dashboard. De klant had een zelfgebouwd AI-dashboard dat voor elk cijfer opnieuw het reserveringssysteem liet bevragen. Dat was traag en niet reproduceerbaar. Nu staat de data elke nacht in een eigen database, en vergelijkt het dashboard per zaal met vorig jaar en met het gemiddelde van drie jaar.
- Betalingsschema. Elke ochtend klikt een browserrobot het schema erin. Vooraf controleert hij en achteraf verifieert hij, zodat er nooit iets dubbel gebeurt. In de eerste run waren het 53 reserveringen.
- Kwartaalrapport. Evaluaties werden elk kwartaal met de hand in Excel en PDF gezet. Nu maakt een flow per locatie één PDF, met alle opmerkingen in een bijlage. Bij de grootste locatie ging het rapport van 26 naar 5 pagina's. De gemiddelde score kwam uit op 4,34, tegen 4,36 in het oude rapport, dat één evaluatie miste.
- Draaiboek. Medewerkers typten bij elke bevestigde reservering "handtekening ontvangen" en "all-in akkoord" in de opmerkingen. Die gegevens stonden al in het reserveringssysteem, alleen niet in de API. We vonden ze terug in het rapportsjabloon zelf. Het draaiboek toont nu vanzelf Getekend ja/nee en All-in ja/nee.
Checklist
Wil je iets bouwen op je Smart Event Manager?
Heb je de API-module?
De API is bij Smart Event Manager een aparte module. Vraag na of hij bij je abonnement zit.
Welk handwerk doe je nu buiten Smart Event Manager?
Lijstjes bijhouden, nabellen, overtypen in Excel. Daar zit meestal de eerste koppeling.
Staat het gegeven al ergens in Smart Event Manager?
Soms staat het in een rapportsjabloon en is er geen koppeling nodig, zoals bij het draaiboek.
Kan de API het, of moet er een robot klikken?
Dat zoeken we uit voordat we bouwen. API of geen API
Wil je vooral vragen stellen?
Dan is de SEM MCP vaak genoeg. AI-koppeling voor Smart Event Manager
Werk je met Smart Event Manager en doe je veel ernaast met de hand?
Vertel ons welk lijstje je bijhoudt of wat je overtypt, dan kijken we wat de API kan. Vraag naar Jurjen Rijsdijk, jurjen@flowbros.nl.
Jurjen en Albert-Jan
Bro-owners van Flowbros
Bel of mail Jurjen even:
Vragen