De API kan het niet
Het reserveringssysteem van een horecagroep heeft een API, maar daar kun je geen betalingsschema mee aanmaken. In het scherm kan dat wel.
Softwarerobot: als je software alleen via het scherm werkt
Veel programma's hebben geen koppeling naar buiten. Soms is er wel een API, maar kan die net niet wat je nodig hebt. Dan blijft er één route over: het werk doen zoals een medewerker het doet, via het scherm. Een softwarerobot opent het programma, logt in, klikt door de schermen en typt de gegevens in. Dat heet ook wel RPA, robotic process automation. Wij (Jurjen en Albert-Jan, zwagers) bouwen zo'n robot alleen als het echt niet anders kan, en dan met controles vooraf en achteraf. Hieronder leggen we uit wanneer dat zinnig is en hoe het eruitziet, met voorbeelden van een horecagroep en van Royal Lemkes.
53
reserveringen kregen in de eerste run hun betalingsschema via de robot
9
landen waarvan claims nu automatisch in het ERP komen
5
exportdocumenten per zending die een flow plus robot samenstellen
Wanneer
Wanneer zet je een softwarerobot in
Een robot is bij ons nooit de eerste keus. Een API of een bestandskoppeling is stabieler en sneller. Maar als die route dicht zit, is een robot vaak de enige manier om het overtypen te stoppen. Op API of geen API lees je hoe we die afweging maken.
Er is geen API
Een ouder ERP, een leveranciersportaal van een grote retailer, een programma dat op een eigen server draait. Je kunt er alleen in via inloggen en klikken.
De overstap komt nog niet
Het bestaande systeem blijft in gebruik, maar het handwerk eromheen moet nu al weg. Een robot overbrugt die periode.
Praktijk
Drie voorbeelden uit ons werk
Betalingsschema's bij een horecagroep
Grote reserveringen moeten een betalingsschema krijgen. De API van het reserveringssysteem kan dat niet. Elke ochtend klikt een browserrobot het schema erin. Vooraf controleert hij welke reserveringen nog geen schema hebben, achteraf verifieert hij of het gelukt is, zodat er nooit iets dubbel gebeurt. In de eerste run waren dat 53 reserveringen.
Claims van retailers bij Royal Lemkes
Claims kwamen binnen als PDF of Excel, uit negen landen, elk in een eigen opmaak, en werden met de hand overgetypt in een ouder ERP. Nu worden de bijlagen per land automatisch opgevangen en klaargezet, en een softwarerobot voert ze in het ERP in. Bij succes of fout komt een Teams-melding. Kleine claims worden direct afgehandeld.
Exportdocumenten naar het VK
Sinds de Brexit vraagt elke vracht planten naar een Britse supermarktketen om vijf documenten: douanesheet, pro-forma, plantenpaspoort, factuur en pakbon. De binnendienst stelde die met de hand samen, vlak voor vertrek van de vrachtwagen. Nu ziet een flow elk half uur nieuwe facturen, vult de sjablonen vanuit het ordersysteem en haalt een robot factuur en pakbon op. Het complete pakket komt in één mail bij het team.
Werkwijze
Zo bouwen we een robot
Vijf stappen, en de eerste is altijd: proberen om geen robot te hoeven bouwen.
01
Andere route zoeken
Eerst kijken of er toch een API, export of rapport is.
02
Handwerk opnemen
Met de medewerker mee: schermen, velden, uitzonderingen.
03
Controle vooraf
De robot kijkt eerst wat er al staat.
04
Uitvoeren en melden
Per run een korte melding: gedaan, mislukt.
05
Verificatie achteraf
Teruglezen en vergelijken met de bron.
- Andere route zoeken. We kijken of er toch een API, een export of een rapportsjabloon is. Bij een horecagroep typten medewerkers bij elke reservering "handtekening ontvangen" in de opmerkingen, zodat het op het draaiboek kwam. Dat gegeven stond al in het rapportsjabloon van het reserveringssysteem. Het draaiboek toont nu vanzelf Getekend ja/nee, zonder robot en zonder koppeling.
- Handwerk opnemen. We lopen met de medewerker mee: welke schermen, welke velden, wat gaat er mis, welke uitzonderingen zijn er. Dat wordt het script van de robot.
- Controle vooraf. De robot checkt eerst wat er al staat. Pas daarna doet hij iets. Zo voorkom je dat een reservering twee keer een betalingsschema krijgt of een claim dubbel wordt ingevoerd.
- Uitvoeren en melden. Per run een korte melding in Teams of per mail: wat is gedaan, wat is mislukt. Mislukt iets, dan blijft het liggen voor een mens. De robot gokt nooit.
- Verificatie achteraf. De robot leest terug wat hij heeft ingevoerd en vergelijkt dat met de bron. Pas dan is de regel klaar.
Eerlijk
Wat een robot niet kan
Hij breekt zodra het scherm verandert
Een update van de leverancier kan de robot stilzetten. Daarom hoort er monitoring en onderhoud bij. Zie onderhoud van automatiseringen.
Hij is trager dan een API
Een robot doet wat een mens doet, alleen zonder pauze. Voor duizenden regels per uur is het niet geschikt. Voor tientallen per dag wel.
Hij werkt niet naast een gebruiker
De robot draait op een eigen pc of virtuele machine, met een eigen inlogaccount, 's nachts of 's ochtends vroeg.
Hij is goed in terugkerend, voorspelbaar werk
Een dagelijkse download, invoer uit vaste bestanden, een vast rijtje klikken met een duidelijk begin en eind.
Verdieping
Hoe zit het technisch
Browserrobot of desktoprobot? Webapplicaties sturen we aan via de browser, met Playwright. Dat is stabiel, want elementen op een webpagina zijn herkenbaar aan hun naam. Oudere Windows-programma's vragen om een desktoprobot die op vensters en knoppen klikt, bij Royal Lemkes bijvoorbeeld Power Automate Desktop. Dat is gevoeliger voor veranderingen en vraagt meer controle.
Waar draait hij? Op een aparte virtuele machine of een pc in het netwerk van de klant, met een eigen inlogaccount. Zo zie je in het systeem altijd dat de robot iets deed en niet een medewerker.
Wat als het misgaat? De robot stopt bij een onverwacht scherm en meldt dat. De melding gaat naar één persoon die de regel afmaakt. De volgende run begint weer met de controle vooraf, dus een afgebroken run levert geen rommel op.
Combinatie met n8n. Meestal is de robot één stap in een grotere flow. n8n haalt de mail of het bestand op, maakt de gegevens klaar, roept de robot aan en verwerkt het resultaat. Zie wat is n8n.
Rekenvoorbeeld
Een medewerker typt 20 claims per dag over, 4 minuten per claim. Dat is 80 minuten per dag, ruim 6 uur per week. Een robot doet hetzelfde in de ochtend, voordat iemand binnen is. De medewerker houdt alleen de 2 of 3 claims over die de robot niet kon plaatsen.
Case
Royal Lemkes
Royal Lemkes levert planten aan retailers in Europa. Transportclaims kwamen per mail binnen met een PDF en werden met de hand overgetypt in het ERP, zo'n 15 minuten per claim. AI leest nu de PDF uit en een desktoprobot op een virtuele machine voert de claim in. Dat kost 2,5 minuut per claim, zonder invoerfouten. Albert-Jan bouwde dit als ketenregisseur bij Royal Lemkes, samen met Liminar, voordat we met Flowbros begonnen.
Lees de caseZit je vast op een programma zonder koppeling?
Stuur ons een voorbeeld van het handwerk, dan kijken we of een robot zin heeft of dat er een slimmere route is. Vraag naar Jurjen Rijsdijk, jurjen@flowbros.nl.
Jurjen en Albert-Jan
Bro-owners van Flowbros
Bel of mail Jurjen even:
Vragen