Een actieplan dat zichzelf controleert
Elke nacht gesorteerd, elke ochtend per land gecontroleerd. Elk landteam krijgt alleen zijn eigen meldingen in Teams.
Excel-scripts: orders controleren en ritten plannen zonder overtypen
Bij veel bedrijven draait de planning op Excel. Een actieplan voor een klant, een orderbestand dat binnenkomt, een ritoverzicht voor de vervoerder. Dat werkt, tot het bestand zo groot wordt dat fouten erdoorheen glippen en iemand elke week dezelfde draaitabel opnieuw bouwt. Wij, Jurjen en Albert-Jan, laten Excel dan staan en zetten er scripts op die het zoek- en rekenwerk overnemen. In dit artikel vier voorbeelden van Royal Lemkes.
4
Excel-processen bij één plantenleverancier overgenomen door scripts
39 tot 52
rolcontainers per rit, automatisch over de ritten verdeeld
Seconden
voor een ritplanning die eerst met de hand ging
Wanneer
Wanneer een script in Excel genoeg is
Een koppeling of een nieuw systeem is niet altijd nodig. Werkt het team al in Excel en komen de bestanden van de klant ook als Excel binnen, dan kan een script het werk doen in het bestand dat iedereen al kent.
Komt het bestand elke keer in dezelfde opbouw binnen?
Dan kan een script het splitsen, controleren en samenvatten, ook als het de ene keer Duits en de andere keer Engels is.
Bouw je steeds dezelfde draaitabel opnieuw?
Dat is precies het werk dat een script in één klik doet.
Vergelijk je twee bestanden regel voor regel?
Een script legt ze naast elkaar en markeert de afwijkingen in het bestand zelf.
Moet het bestaande ERP blijven?
Dan blijft Excel de plek waar het team werkt, met het script als hulp ernaast.
Zijn de regels voor het indelen vast?
Een maximale lading, vaste tijdsblokken, een verzamellocatie voor restanten. Dan kan een script ook plannen.
Uit de praktijk
Vier voorbeelden bij Royal Lemkes
Albert-Jan bouwde deze scripts bij Royal Lemkes, plantenleverancier voor retailers in meerdere landen. Op de casepagina staat hoe daar ook de claims van retailers automatisch het ERP in gaan.
Orderbestand naast de planner
Afwijkingen in aantallen en prijzen komen geel gemarkeerd in het bestand van de klant.
Duizenden orderregels samengevat
Per actie de totalen per artikel en leverweek, zonder steeds een nieuwe draaitabel.
Ritplanning in seconden
Rolcontainers voor alle winkels van een supermarktketen verdeeld over volle ritten.
Controleren
Een actieplan en een orderbestand die elkaar controleren
De binnendienst werkt met een groot Excel-actieplan voor een bouwmarktketen in meerdere landen. Daarin glipten prijs- en artikelconflicten en ontbrekende aantallen makkelijk tussendoor. Nu wordt het bestand elke nacht gesorteerd en elke ochtend per land gecontroleerd. Elk landteam krijgt alleen zijn eigen meldingen in Teams, plus een kant-en-klare herinnering in het Duits.
Voor elke actie stuurt dezelfde bouwmarktketen een voorlopig orderbestand, in het Duits of Engels, dat moet kloppen met dat actieplan. Dat werd regel voor regel vergeleken. Nu splitst een reeks Excel-scripts het bestand per actie en controleert per kar of hij compleet is en of aantallen en prijzen kloppen. De aantallen gaan terug in de planner, en afwijkingen komen geel gemarkeerd in het bestand van de klant.
Samenvatten en plannen
Van duizenden regels naar een overzicht en een ritplanning
Actieorders van de bouwmarktketen kwamen binnen als bestanden met duizenden regels per winkel, artikel en week. De binnendienst bouwde steeds opnieuw draaitabellen om te zien wat er wanneer nodig was. Een Excel-script maakt nu per actie de totalen per artikel en leverweek, de minimale afname, de verdeling per winkel, de gebruikte actieprijzen en de inhoud van gemengde karren.
Voor een supermarktketen verdeelde de planner de rolcontainers voor alle winkels met de hand over ritten, per distributiecentrum, dag en tijdsblok, en bij elke wijziging opnieuw. Een Excel-script doet dat nu in seconden. Het vult ritten tot de maximale lading, voegt te lege ritten samen binnen de tijdsafspraken en stuurt restanten naar een verzamellocatie. Er komt meteen een ritoverzicht voor de vervoerder bij. Een rit telt daarmee 39 tot 52 rolcontainers.
Aanpak
Zo bouwen we een Excel-script
Vier stappen, met het bestand van de klant als startpunt.
01
Bestand bekijken
Welke kolommen, welke talen, welke uitzonderingen.
02
Regels vastleggen
Wat moet kloppen en wat telt als afwijking.
03
Script bouwen en testen
Op bestanden die al eens met de hand zijn gedaan.
04
Overdragen
Het team draait het zelf, met meldingen waar dat helpt.
- Bestand bekijken. We kijken welke kolommen er altijd zijn, in welke talen het bestand binnenkomt en welke uitzonderingen er in de praktijk voorkomen, zoals gemengde karren of een land met een eigen opmaak.
- Regels vastleggen. Samen met de mensen die het nu met de hand doen leggen we vast wat moet kloppen. Wanneer is een kar compleet, wat is een afwijkende prijs, hoeveel past er in een rit.
- Script bouwen en testen. We draaien het script op bestanden die al eens met de hand zijn verwerkt en leggen de uitkomsten naast elkaar. Verschillen zoeken we uit tot ze verklaard zijn.
- Overdragen. Het team draait het script zelf in het bestand dat het al kent. Waar het helpt, komt er een melding in Teams, per land of per team. Wil je het verschil met een robot weten: een softwarerobot klikt in een programma, een script rekent in het bestand.
Grenzen
Wanneer Excel niet meer de juiste plek is
| Situatie | Met een Excel-script | Beter |
|---|---|---|
| Het bestand komt elke keer anders binnen | Lastig, het script rekent op een vaste opbouw | Eerst de data op orde brengen |
| De gegevens moeten in het ERP komen | Het script kan alles klaarzetten | Een softwarerobot of een koppeling voert het in |
| Je wilt cijfers over langere tijd volgen | Per bestand prima, over maanden heen omslachtig | Een eigen database met een dashboard erop |
Hoe je data op orde brengt staat in Eerst je data checken, dan pas automatiseren. Een eigen database met dashboard beschrijven we in Een eigen dashboard op je reserveringssysteem.
Werk je met een Excel die elke week hetzelfde handwerk vraagt?
Stuur het bestand mee, dan kijken we of een script het kan overnemen. Vraag naar Jurjen Rijsdijk, jurjen@flowbros.nl.
Jurjen en Albert-Jan
Bro-owners van Flowbros
Bel of mail Jurjen even:
Vragen