Word loopt achter
Een kaart begint in Word. De vormgeving volgt in een pdf of InDesign, en kleine prijswijzigingen komen daarna vaak niet meer terug in het Word-bestand.
Menukaarten en prijzen beheren voor horeca
Een nieuwe menukaart staat zelden op één plek. Er is een Word-bestand, een pdf voor de gasten, een pagina op de website, een kaart in Google Bedrijfsprofiel en soms nog een oude pdf in de mediabibliotheek. Bij een horecagroep met meerdere locaties kan één prijswijziging op tien tot twintig pagina's en meerdere websites terugkomen. Albert-Jan en ik lopen dit nu door met een horecagroep. Hier hoe wij het aanpakken.
10 tot 20
pagina's waar één prijs kan staan, verspreid over meerdere websites
4
bestanden per kaart: Word, pdf, webversie en Google-kaart
1
bron waar pdf, webversie en Google-kaart uit voortkomen
Het probleem
Waar het misgaat
Een menukaart verandert vaak: seizoenskaart, lunch, diner, borrel, kerst. Elke wijziging raakt meerdere bestanden.
Prijzen op veel pagina's
Lunchprijzen staan op de kaart, op een lunchpagina, op zakelijke pagina's en op meerdere websites. Bij een wijziging moet je ze allemaal vinden.
Oude pdf's blijven staan
Een Engelstalige dinerkaart van februari kan in de mediabibliotheek blijven staan, ook als de site er niet meer naar linkt. Bezoekers en zoekmachines vinden dan oude prijzen.
Google ziet een plaatje
Een kaart als afbeelding vertelt zoekmachines en AI-assistenten weinig over gerechten en prijzen.
Dezelfde naam, twee prijzen
Een steak tartare kost 21 euro met friet op de lunchkaart en 16 euro als kleinere variant bij diner of sharing. Staat de kaart er niet bij, dan lopen die twee door elkaar.
Vermeldingen missen gegevens
Op TripAdvisor stond de straatnaam niet helemaal goed en ontbrak het telefoonnummer. Dat geldt mogelijk ook voor Facebook. Zoekmachines en AI-assistenten gebruiken die platforms als bron.
Onze aanpak
Van pdf naar website en Google
01
Pdf en Word vergelijken
De definitieve pdf is leidend. Claude meldt elk verschil in prijs, schrijfwijze en gerechtnaam.
02
Word bijwerken
De juiste inhoud van de pdf gaat terug naar het Word-bestand.
03
Eén bron
Uit het Word-bestand komen de pdf, de webversie en de Google-kaart.
04
Website bijwerken
Prijzen en teksten op alle pagina's en sites in één ronde.
05
Google nakijken
De kaart staat als tekst in Google. Later controleren we de verwerking.
Dit proces ontwikkelen we nu verder. Het doel is dat één goed Word-bestand automatisch een pdf, een webversie en een Google-kaart oplevert, terwijl het team de regie houdt.
- Pdf en Word vergelijken. Per merk gelden eigen huisstijlregels voor bedragen. Het ene merk schrijft nullen achter de komma, het andere laat ze weg. Die regels staan in de instructie, en elk verschil tussen pdf en Word komt als rapport terug.
- Word bijwerken. Een pdf lezen kan fout gaan. Door de komma in een pdf las Claude een prijs van 35,00 euro als 3500 euro. Daarom gaat de inhoud altijd via een nagelopen Word-bestand.
- Eén bron. Dezelfde gerechtnaam kan op twee kaarten staan met twee prijzen. Een steak tartare kost 21 euro met friet op de lunchkaart en 16 euro als kleinere variant bij diner of sharing. De kaart geeft daarom aan om welke kaart het gaat.
- Website bijwerken. Indicatieve prijzen mogen online staan, zoals lunchgerechten van 13 tot 23 euro, zolang ze niet als vaste belofte klinken. Hetzelfde geldt voor capaciteit: 100 personen bij een receptie kan 40 personen bij een diner zijn.
- Google nakijken. Google heeft tijd nodig om een kaart te verwerken, en bij eerdere kaarten moesten komma's en andere details achteraf worden gecorrigeerd. Uploaden is dus geen eenmalige handeling.
Checklist
Dit loop je na
Staan er oude menukaarten in de mediabibliotheek?
Zoek per locatie op 'menukaart' en filter op pdf. Alleen geldige kaarten blijven online.
Staan prijswijzigingen op een vaste takenlijst?
Een prijs kan op tien tot twintig pagina's staan. Zonder lijst vergeet je er een.
Is duidelijk om welke kaart het gaat?
Lunch, diner of sharing. Dezelfde gerechtnaam kan per kaart een andere prijs hebben.
Kloppen de gegevens op TripAdvisor en Facebook?
Controleer straatnaam en telefoonnummer. Externe platforms kunnen een bron zijn voor zoekmachines en AI-antwoorden.
Bestaan je locaties op Bing Maps en Apple Maps?
Siri gebruikt Apple Maps. Maak het account aan of claim het, en controleer wat er staat.
Werken www en niet-www allebei?
Bij één locatie stond de niet-www-versie online, terwijl een verwijzing naar de www-versie liep. Dat maakte de situatie onduidelijk.
Overzicht
Welk bestand doet wat
| Bestand | Rol | Let op |
|---|---|---|
| Word-bestand | De bron | Alleen bruikbaar als het na elke wijziging wordt bijgewerkt |
| Wat de gast ziet | Leidend zodra de kaart definitief is | |
| Webpagina | Prijzen en tekst per locatie | Eén prijs kan op meerdere pagina's en sites staan |
| Google-kaart | Gerechten en prijzen voor zoekmachines en AI | Als tekst laten verwerken en later controleren |
| Oude bestanden | Staan vaak nog in de mediabibliotheek | Verwijderen, zodat niemand oude prijzen vindt |
Vaste rapportages en meldingen op basis van je kaarten kun je ook met een flow regelen, zie automatisering of AI: wanneer gebruik je wat?
Ervaring
Eén kaart van begin tot eind
Een horecagroep met meerdere locaties kreeg nieuwe kaarten. We volgden één gerecht door alle bestanden: de steak tartare. Op de lunchkaart kost hij 21 euro met friet. Op de diner- of sharingkaart staat een kleinere variant van 16 euro. Dezelfde naam, twee prijzen, en beide staan in Word, in de pdf, op de website en in Google.
De definitieve pdf is leidend. Claude legde pdf en Word naast elkaar en maakte een lijst van elk verschil in prijs, schrijfwijze en gerechtnaam. De kaart kreeg een duidelijke indeling in lunch, diner en sharing, zodat dezelfde gerechtnaam niet door elkaar loopt. Daarna zetten we de kaart als tekst in Google en keken we de verwerking later na.
Bij het nalopen van de mediabibliotheek per locatie, zoeken op 'menukaart' en filteren op pdf, bleek een oude Engelse dinerkaart van februari nog online te staan.
Staan jouw menukaarten op te veel plekken?
Vertel ons hoeveel locaties en websites je hebt en hoe een kaart nu van Word naar de gast gaat. Wij kijken waar het eerst scheelt. Vraag naar Jurjen Rijsdijk, jurjen@flowbros.nl.
Jurjen en Albert-Jan
Bro-owners van Flowbros
Bel of mail Jurjen even:
Vragen