Levertijd als startpunt
Na de orderbevestiging staat er een afgesproken levertijd, bijvoorbeeld 25 werkdagen. Daar rekent de planning vanaf terug.
Leverdatum uitrekenen op capaciteit per dag
Een klant belt en wil weten wanneer zijn order er is. In veel maakbedrijven zoekt iemand dat op in een Excel, of weet de planner het uit zijn hoofd. Voor Houtcompagnie, een houthandel met eigen zagerij, bouwden wij (Jurjen en Albert-Jan, zwagers) een planning die de datum zelf uitrekent, op basis van wat de zaag per dag aankan. Hieronder hoe dat werkt, met een rekenvoorbeeld, en wat we na de eerste maand op de vloer tegenkwamen.
24.508
oude orderregels nagerekend voordat er iets gepland werd
1 maand
tot de eerste versie op de werkvloer stond
5 fasen
offerte, planning, productie, deellevering en factuur
Het idee
Terugrekenen vanaf de afgesproken levertijd
Bij een orderbevestiging spreek je een levertijd af. De planning begint daar en rekent terug: welke bewerkingen moeten er gebeuren, hoe lang duurt elke stap, en op welke dag moet er dus gezaagd worden.
Vaste doorlooptijd per bewerking
Elke bewerking heeft een vaste duur. Bij Houtcompagnie is dat bijvoorbeeld gemiddeld 15 werkdagen drogen en 1 dag zagen.
Maximum per dag
De zaag kan per dag een vast aantal kuub aan, bijvoorbeeld 8 m³. Is een dag vol, dan schuift de taak door naar de eerstvolgende dag met ruimte.
Rekenvoorbeeld
Een order van maandag 2 november
Met de getallen hierboven, die per bedrijf en per houtsoort anders zijn. De planning telt in werkdagen, dus weekenden tellen niet mee.
01
Orderbevestiging
Maandag 2 november.
02
Leverdatum
25 werkdagen later: maandag 7 december.
03
Drogen klaar
Uiterlijk vrijdag 4 december.
04
Drogen start
15 werkdagen eerder: maandag 16 november.
05
Zagen
De werkdag ervoor: vrijdag 13 november.
Staat er op vrijdag 13 november al 7 m³ gepland en is deze order 2 m³, dan past hij niet meer onder de 8 m³. Het zagen schuift dan door naar de eerstvolgende dag met ruimte. Zo zie je per dag hoeveel kuub er gepland staat tegenover wat de zaag aankan, zonder dat iemand dat in een Excel bijhoudt.
Wat we bouwden
Van planning tot werkvloer
De planning zit in het systeem dat we voor Houtcompagnie bouwden toen hun calculatiepakket Cubus stopte. Een geaccordeerde offerte wordt een orderbevestiging, en vanaf dat moment plant het systeem de bewerkingen in.
- Bruto en netto. De medewerker voert netto maten in. Het systeem rekent uit welke bruto maat er gezaagd moet worden om na het schaven op de goede maat uit te komen. De zaaglijst toont bruto maten, de schaaflijst netto.
- Productie of handel. Per regel kies je of het hout gezaagd wordt of wordt ingekocht. Bij handel wacht de planning op het hout, op basis van de aanlevertijd per artikel.
- Dagcapaciteit. Per dag zie je hoeveel kuub er gepland staat tegenover wat de zaag aankan. Een volle dag neemt geen nieuwe taken meer aan.
- Werkvloer. Op de vloer werkt niemand achter een vaste computer. Zagers en schavers zien op een mobiel scherm wat er vandaag gepland staat, zonder prijzen, en vinken een bewerking af als hij klaar is.
- Deellevering en factuur. Zijn regels klaar voor transport of afhalen, dan maak je een pakbon voor die deellevering. De regels staan daarna klaar in het facturatieoverzicht, en de factuur gaat digitaal naar de klant. Exact blijft de boekhouding.
Na een maand op de vloer
Wat we in de praktijk tegenkwamen
Begin november zaten we met het team van Houtcompagnie om tafel met hun lijst vragen. Het systeem draait, en een paar dingen bleken in het echt anders te lopen dan op papier.
Half klaar bestaat
Eén vinkje per regel past niet als er van tien planken pas zes gezaagd zijn, of als een regel meerdere bewerkingen heeft. We zoeken nu een manier om gedeeltelijke voortgang vast te leggen.
Vooruitbetalen
Nieuwe klanten betalen soms vooruit voordat de productie start. Een gefactureerde order mag dan nog niet uit de planning verdwijnen.
Balieverkoop
Voor een paar losse artikelen aan de balie zijn offerte en orderbevestiging te veel stappen. Die gaan direct naar een pakbon, de rest van de order gaat de planning in.
Langer geleverd
Wordt er 4 m besteld en 4,5 m geleverd, dan staat dat nu als opmerking op de pakbon en past de facturist het aan.
Ook kwam de vraag of een robuuste tablet bij de zaag de papieren zaaglijst kan vervangen. Welke eisen die tablet moet halen, zoeken we nog uit. Het hele systeem staat beschreven op Software voor een zagerij of houthandel.
Checklist
Kun je jouw levertijd laten uitrekenen?
Weet je per bewerking hoe lang hij duurt?
Een gemiddelde is genoeg om mee te beginnen, zoals 15 werkdagen drogen. Het geldt net zo goed voor lakken, uitharden of montage.
Weet je wat je machine per dag aankan?
In kuub, stuks of uren. Zonder dat getal kan de planning niet doorschuiven.
Spreek je een vaste levertijd af na de orderbevestiging?
Dan is er een vast punt om vanaf terug te rekenen.
Wacht een deel van je orders op inkoop?
Dan moet de aanlevertijd per artikel in de planning.
Lever je in delen?
Dan wil je per regel kunnen zien wat er al weg is en wat nog gefactureerd moet worden. Van pakbon naar factuur
Wil je weten of jouw planning zo kan rekenen?
Stuur ons je bewerkingen en wat je machines per dag aankunnen, dan rekenen we een order met je door. Vraag naar Jurjen Rijsdijk, jurjen@flowbros.nl.
Jurjen en Albert-Jan
Bro-owners van Flowbros
Bel of mail Jurjen even:
Vragen