Uren
Gefactureerde uren tegen gewerkte uren, per medewerker en per week.
Facturen van je uitzendbureau controleren tegen de gewerkte uren
Een horecagroep met zes locaties huurt via een uitzendbureau honderden medewerkers in. Elke maand komt daar een factuur van binnen, en of die klopte met de uren uit het eigen rooster was handwerk. Albert-Jan en ik (Jurjen, zwagers) bouwden een controle die dat per medewerker en per week doet. Hieronder hoe die werkt, waar je verschillen tegenkomt en waarom je ook naar de contractfactor moet kijken.
2022
alle facturen sinds dat jaar ingelezen en gecontroleerd
6 locaties
honderden medewerkers in één rapport
0
daar hoort het saldo per medewerker onderaan op uit te komen
Waar het wringt
Een factuur met honderden regels controleer je niet met de hand
Op de factuur staan per medewerker de uren, het tarief en het bedrag. In het roosterprogramma staan de uren die echt gewerkt zijn. Die twee naast elkaar leggen betekende nalopen, vergelijken en uitzoeken, factuur voor factuur. Bij honderden medewerkers wordt dat al snel een steekproef.
Tarief en factor
Staat het afgesproken tarief erop, en de juiste contractfactor?
Correcties
Wordt een verschil op een latere factuur ook echt rechtgezet?
Zo werkt de controle
Van factuur in de mailbox tot rapport
01
Factuur komt binnen
Via een gedeelde mailbox. De flow pakt hem zelf op.
02
Regels uitlezen
Per medewerker uren, tarief en bedrag. Creditfacturen ook.
03
Uren erbij
De gewerkte uren uit het roosterprogramma, per week.
04
Afletteren per week
Gefactureerd naast gewerkt, per week en als saldo.
05
Rapport
Verschillen gekleurd. Alleen uitzoekwerk volgt als melding.
- Binnenkomen. Het uitzendbureau stuurt de factuur naar een gedeelde mailbox. Daar start de flow, niemand hoeft hem door te sturen of op te slaan.
- Uitlezen. Elke factuurregel wordt aan een medewerker gekoppeld, met uren, tarief en bedrag. Een creditfactuur wordt op naam verwerkt, zodat de correctie bij de juiste persoon terechtkomt.
- Uren ophalen. Uit het roosterprogramma komen de gewerkte uren per medewerker per week. Via een export of een API, afhankelijk van wat het systeem toelaat.
- Afletteren. Per week worden gefactureerde en gewerkte uren tegen elkaar weggestreept. Wat overblijft is het verschil van die week. Alle weken bij elkaar opgeteld geven het saldo.
- Rapporteren. Verschillen komen gekleurd in één rapport. Wat niet klopt valt direct op, zonder regel voor regel te zoeken. Klik je op een medewerker, dan zie je de totalen en per week de gewerkte uren, de gefactureerde uren en het verschil. Een verschil dat is uitgezocht, vink je af als behandeld.
Correcties
Een verschil in één week is nog geen fout
Het uitzendbureau corrigeert een week die te veel of te weinig is gefactureerd vaak op een latere factuur, een paar weken later. Bij één medewerker stond in een week 15,8 uur te veel op de factuur. Twee weken later was dat gecorrigeerd. Kijk je alleen per week, dan zie je veel rood dat al is opgelost.
Daarom laat het rapport per medewerker twee dingen zien: het verschil per week en het saldo over alle weken. Onderaan moet dat saldo op nul uitkomen. Komt het daar niet, dan is er iets om uit te zoeken.
Toen we alle facturen vanaf 2022 hadden ingelezen, stonden er veel verschillen in. Albert-Jan is die een voor een nagelopen: is dit een correctie die later nog komt, of een verschil dat blijft staan?
Rekenvoorbeeld
| Week | Gewerkt | Gefactureerd | Verschil | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 32 | 32 | 0 | 0 |
| 2 | 28 | 36 | +8 | +8 |
| 3 | 30 | 30 | 0 | +8 |
| 4 | 34 | 26 | -8 | 0 |
In week 2 zijn 8 uur te veel gefactureerd, in week 4 is dat gecorrigeerd. Per week zie je twee keer een verschil, het saldo staat weer op nul.
Contractfactor
Omhoog wordt niet vergeten, omlaag wel
Een uitzendbureau rekent het uurloon maal een factor. Bij deze horecagroep is afgesproken dat de factor omlaag gaat zodra een vaste medewerker eerder naar een contract voor onbepaalde tijd gaat dan de ketenregeling voorschrijft (drie jaarcontracten). Het uitzendbureau bespaart dan op de werkgeverslasten, en dat voordeel hoort terug te komen in de factor. Zo'n verlaging moet iemand actief doorvoeren, en dat schiet er makkelijk bij in. De controle signaleert daarom medewerkers die tegen een te hoge contractfactor worden gefactureerd.
Wie valt eronder?
Vaste medewerkers met meer dan een nulurencontract.
Wanneer gaat de factor omlaag?
Vanaf de datum waarop iemand eerder dan na drie jaar naar onbepaalde tijd gaat.
Wie niet?
Medewerkers die al in dienst waren toen de samenwerking met het uitzendbureau begon.
Hoe ver terug?
Voor de factor kijken we vanaf 2020.
Wat moet kloppen?
De datum in dienst en de datum onbepaalde tijd. Daar rekent de controle mee.
Zelf laten bouwen
Wat je nodig hebt
Voor zo'n controle heb je vier dingen nodig. Meestal staan ze er al, alleen in verschillende systemen.
De facturen
Digitaal, als PDF of Excel, in een mailbox waar de flow bij kan.
De gewerkte uren
Uit je rooster of urenregistratie, via een export of een API.
Personeelsgegevens
Datum in dienst, contractvorm en datum onbepaalde tijd.
De afspraken
Tarieven en factoren zoals je ze met het uitzendbureau hebt vastgelegd.
Die datums moeten kloppen. Hoe we dat vooraf checken staat in Eerst je data checken, dan pas automatiseren.
Bij Brasserie Groep draait deze factuurcontrole op ingehuurd personeel, naast automatische betaalschema's en gastgegevens die zichzelf ophalen.
Lees de caseWil je weten of de facturen van jouw uitzendbureau kloppen?
Stuur een paar facturen en een export van de uren, dan kijken we wat eruit komt. Vraag naar Jurjen Rijsdijk, jurjen@flowbros.nl.
Jurjen en Albert-Jan
Bro-owners van Flowbros
Bel of mail Jurjen even:
Vragen